Wie agile Vorgehensmodelle Ihr Projektmanagement verbessern

Im Projektmanagement haben Sie heute immer weniger Zeit, während die Anforderungen an die Qualität steigen. Prozessmodelle helfen Ihnen als Rahmen, diese Bedingungen zu erfüllen. Wenn Sie dabei agile Methoden nutzen, können Sie schneller auf Veränderungen reagieren und so etwa die Kosten minimieren. Welche weiteren Vorteile agile Vorgehensmodelle haben und welche Beispiele es gibt, erfahren Sie hier.

Vorgehensmodelle im Projektmanagement

Meistens unterscheidet die Fachliteratur zwischen zwei gegensätzlichen Modellen: den klassischen, starren Methoden und den agilen, flexiblen Methoden.

Klassische Modelle wie die Wasserfallmethode haben folgende Eigenschaften:

• Spezifikationen und die enge Abstimmung mit dem Kunden erfolgen zu Beginn des Projektes. Im Projektverlauf hat der Kunde wenig Einfluss, sodass Feedback erst sehr spät möglich ist.
• Das Team bearbeitet die Projektphasen nacheinander. Die Phasen bauen auf den frühen Annahmen auf.
• Späte Änderungen verursachen meist hohe Kosten, weil sie einen Rückschritt in vorhergehende Projektphasen bedeuten.
• Die Dokumentation spielt eine wesentliche Rolle.

Wie agile Modelle funktionieren und welche Vorteile sie haben

Im Gegensatz dazu orientieren sich agile Vorgehensmodelle stark an den Anforderungen des Kunden. Diese ändern sich häufig im Projektverlauf durch äußere Bedingungen, sodass die Spezifikationen zu Beginn des Projektes dann nicht mehr zutreffen. Das greifen agile Methoden auf, indem sie schnell auf die Veränderungen reagieren. Die Zusammenarbeit mit dem Kunden ist während des gesamten Projektes sehr eng, wodurch er die Gestaltung des Produktes stärker beeinflussen kann. Zudem möchten agile Vorgehensmodelle den bürokratischen Aufwand so gering wie möglich halten. Die Dokumentation hat deshalb eine geringere Priorität.

Im „Agilen Manifest“ aus dem Jahre 2001 beschreiben die Vertreter der agilen Softwareentwicklung die Grundsätze:

• Individuen und Interaktionen sind wichtiger als Prozesse und Tools. Damit liegt der Schwerpunkt auf der Qualifikation der Mitarbeiter und deren Kommunikation untereinander.
• Funktionierende Software ist wichtiger als umfassende Dokumentation. Das fertige und funktionsfähige Produkt ist also das Ziel, nicht die Dokumentation.
• Die Zusammenarbeit mit dem Kunden ist wichtiger als Vertragsverhandlungen. Nur wenn der Kunde zufrieden ist, ist das Projekt erfolgreich.
• Auf Änderungen zu reagieren ist wichtiger, als einen Plan zu befolgen. Das Team akzeptiert, dass sich Rahmenbedingungen und die Anforderungen des Kunden während des Projektes verändern können und reagiert darauf schnell und flexibel.

Agile Vorgehensmodelle negieren also nicht die klassischen Projektbestandteile wie Dokumentation, Verträge oder Pläne, sie setzen nur einen anderen Schwerpunkt – den Fortschritt des Projektes.

XP als extremes Beispiel für agile Modelle

Wie es der Name schon sagt, ist das sogenannte Extreme Programming – kurz XP – die extremste Form unter den agilen Vorgehensweisen. Dieser organisatorische Rahmen besteht aus drei Komponenten: Werte, Prinzipien und Techniken. Diese Säulen verdeutlichen die Grundsätze der Methode von Softwareentwickler Kent Beck.

Diese Werte zeichnen XP aus

• Einfachheit
• Feedback
• Kommunikation
• Mut

Bei XP suchen die Projektbeteiligten nach den einfachen Lösungen. Denn diese minimieren die Kosten und sind schneller umsetzbar. Feedbacks erfolgen in kurzen Abständen. Damit kann der Kunde fortlaufend den Prozess verfolgen, Fehlentwicklungen werden sofort erkannt und korrigiert. Tests sind ebenfalls eine gute Möglichkeit der Rückmeldung. Missverständnisse vermeiden die Teammitglieder, indem sie umfassend miteinander kommunizieren. XP geht davon aus, dass  der persönliche Kontakt mitunter die Dokumentation ersetzt. Diese Vorgehensweise ist für viele Projektmitglieder neu. Für die enge und offene Zusammenarbeit im Team und mit dem Kunden brauchen sie daher auch Mut.

Welchen Prinzipien XP folgt

Aus diesen vier Werten ergeben sich insgesamt 15 Prinzipien, darunter sind auch die folgenden:

• Arbeiten Sie mit den Instinkten des Teams, nicht gegen sie. Das erfordert natürlich Vertrauen in die Fähigkeiten der Mitglieder.
• Streben Sie Veränderungen in kleinen Schritten an. Große Einschnitte bergen ein größeres Risiko.
• Setzen Sie auf Sieg und nicht auf die Vermeidung der Niederlage. Es spielt für die Motivation eine Rolle, ob Sie „gewinnen“ möchten oder nur Fehler vermeiden wollen.
• Weisen Sie Verantwortung nicht zu, sondern lassen Sie die Teammitglieder sie sich nehmen. Dann identifizieren sie sich stärker mit den Aufgaben.
• Nutzen Sie nicht zu viele Tools und Prozesse, sondern nur wenige wirksame.

Mit den richtigen Techniken halten Sie sich an die Prinzipien

XP nutzt insgesamt zwölf Techniken in den Bereichen Management, Team und Programmierung. Zu den Management-Techniken gehört zum Beispiel, dass dem Kunden immer ein Ansprechpartner vor Ort zur Verfügung steht, der die enge Zusammenarbeit koordiniert. Weiterhin führen die Teammitglieder gemeinsam mit dem Kunden Planungsspiele vor jedem neuen Schritt oder jeder Wiederholung durch.

Methoden, die direkt das Team betreffen, sind etwa die „Metapher“ und die „kollektive Verantwortung“. Damit alle Mitglieder das zu erschaffende Produkt verstehen, reichen wenige aussagekräftige Metaphern aus. Das Team trägt gemeinsam die Verantwortung für das Produkt, nicht nur ein Einzelner. Dadurch kann auch jeder die Aufgabe eines anderen im Team übernehmen.

Programmier-Techniken sind zum Beispiel das Testen aller Produkte und deren einfaches Design. Dadurch können die Projektbeteiligten das Produkt besser testen und verändern.

Agile Vorgehensmodelle wie XP sind für jedes Team erst einmal ungewohnt, bieten aber viele Vorteile gegenüber klassischen Methoden. Wenn Sie enger mit dem Kunden zusammenarbeiten, können Sie schneller im Projektverlauf auf dessen veränderte Bedürfnisse reagieren. So entwickeln Sie kostengünstiger ein Produkt, das der Kunde wirklich braucht.