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Wie Sie Business Meetings professionell moderieren

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Lange, energieraubende Meetings, die kaum Ergebnisse produzieren – wer kennt sie nicht? Ein Grund dafür, dass viele Meetings ineffektiv sind, ist, dass keiner die Regie übernimmt. Mit einem Moderator können Meetings dagegen ein sehr erfolgreiches Instrument sein, um Mitarbeiter zeitgleich zu informieren und an Entscheidungsfindungen zu beteiligen. Das schafft Vertrauen und Motivation. Erfahren Sie im folgenden Beitrag, mit welchen Tipps und Tricks Sie Meetings erfolgreich gestalten.

Rolle und Aufgaben des Moderators

Als Moderator haben Sie sowohl Rechte als auch Pflichten und können mithilfe Ihrer Fähigkeiten besonders überzeugen:

Der Moderator ist ein neutraler Schiedsrichter, der sein Handeln nicht von seiner persönlichen Meinung bestimmen lässt.

Der Moderator verfügt über Autorität und lässt sich nie die Leitung des Meetings aus der Hand nehmen.

Der Moderator hat das Recht, Meetings zu unterbrechen, wenn sie vom gesteckten Ziel abweichen.

Der Moderator hat die Redezeit der Teilnehmer im Blick und achtet darauf, dass jeder zu Wort kommt.

Ein guter Moderator ist spontan, humorvoll und kreativ. Er beherrscht die Themen- und Methodenauswahl.

Der Moderator nimmt Stimmungen und die Aufmerksamkeit der Teilnehmer frühzeitig wahr und reagiert entsprechend.

Der Moderator ist nicht der Protokollschreiber, da er sich voll auf seine Aufgaben konzentrieren muss.

Eine gute Einführung weckt Interesse

Der Moderator bereitet sich gut auf seine Rolle vor, indem er mit dem Initiator des Meetings das Ziel bespricht, den Meetingraum und die benötigte Technik überprüft und die Teilnehmer in Ruhe in Empfang nimmt. Ein Meeting sollte pünktlich beginnen, damit der Zeitplan nicht gleich zu Beginn in Verzug gerät. Der Initiator des Meetings begrüßt die Teilnehmer und stellt Sie als Moderator vor. Falls sich die Teilnehmer nicht kennen, initiieren Sie eine kurze Vorstellungsrunde. Wenn Sie danach das Ziel des Meetings mit Blick auf den Nutzen für die Teilnehmer erläutern, werden diese aufmerksamer zuhören und engagierter mitarbeiten. Schließlich möchte jeder den Sinn des Meetings und der eigenen Anwesenheit erkennen. Stellen Sie die Agenda vor, damit die Teilnehmer wissen, was sie erwartet.

Klären Sie die Erwartungen der Teilnehmer

Neben den Erwartungen des Initiators, die Sie mit dem Ziel des Meetings kommuniziert haben, sind auch die Erwartungen der Teilnehmer entscheidend, damit das Meeting zum Erfolg wird. Mit der Agenda haben Sie bereits den inhaltlichen Rahmen abgesteckt, sodass die Antworten der Teilnehmer nicht zu breit gefächert sein sollten. Bitten Sie die Teilnehmer um ein kurzes Statement in maximal zwei Sätzen. Dann wissen Sie, wann die Teilnehmer das Meeting als erfolgreich erachten. Visualisieren Sie Ziel, Agenda, Erwartungen und die Spielregeln des Meetings zum Beispiel mithilfe eines Flipcharts. So sind sie immer präsent und für die Teilnehmer verpflichtender.

Strukturierte Informationen und geleitete Diskussionsrunden

Mitunter ist es notwendig, die Teilnehmer vor einer Diskussionsrunde zu informieren, damit sie sich alle auf dem gleichen Wissensstand befinden. Stellen Sie in diesem Fall die Redner kurz vor und achten Sie darauf, dass diese nicht länger als zehn Minuten Redezeit beanspruchen und nur für das Meeting relevante Informationen vermitteln. Erst danach sollten Sie mit der Diskussion beginnen. Fordern Sie die Teilnehmer dazu auf, die für eine Entscheidung relevanten Aspekte zu benennen. Diese halten Sie wieder sichtbar für alle fest und erhalten somit eine Themensammlung. Oftmals ist diese zu umfangreich für das Meeting, sodass die Teilnehmer eine Priorisierung vornehmen müssen. Jeder Teilnehmer erhält die gleiche Anzahl von Punkten, die er für seine wichtigsten Themen vergeben kann. Die Themen mit der höchsten Punktzahl werden während des Meetings besprochen. Regen Sie die Diskussion an, indem Sie zum ersten Thema offene Fragen, die sogenannten W-Fragen (Was, Wo, Wer, Wie, Wann, Warum etc.), an die Teilnehmer richten. Der Protokollführer hält die Redebeiträge in einem Ergebnisprotokoll fest. Nachdem alle Themen besprochen wurden, ist es wesentlich, dass Sie die Ergebnisse der Diskussion zusammenfassen und mit den Teilnehmern die nächsten Schritte erarbeiten. Planen Sie ausreichend Zeit für diesen entscheidenden Teil des Meetings ein, ohne den das Meeting nicht erfolgreich abgeschlossen werden kann. Wenn es die Zeit zulässt, bitten Sie die Teilnehmer um ein kurzes Abschlussstatement. Bedanken Sie sich auf jeden Fall für die konstruktive Mitarbeit.

Wie Sie schwierige Teilnehmer in den Griff bekommen

Nicht immer sind die Teilnehmer eines Meetings diszipliniert und beteiligen sich engagiert an der Diskussionsrunde. Es ist Ihre Aufgabe als Moderator, diese schwierigen Teilnehmer zu steuern, sodass sie den Erfolg des Meetings nicht gefährden.

Sprechen Sie zurückhaltende oder gelangweilte Teilnehmer gezielt mit Namen an und stellen Sie ihnen aktivierende, offene Fragen.

Nehmen Sie Augenkontakt mit Teilnehmern auf, die die Diskussion durch Gespräche mit ihren Sitznachbarn stören. Wenn das nicht ausreicht, bitten Sie sie, die Wortmeldungen laut für alle zu äußern.

Falls Teilnehmer generell andere Beiträge ablehnen, ohne selbst Vorschläge zu bringen, erfragen Sie die Gründe für die Ablehnung und bitten Sie um Alternativvorschläge.

Teilnehmer, die andere Redner unterbrechen, weisen Sie freundlich auf die vereinbarten Spielregeln hin und erteilen ihnen zu gegebener Zeit das Wort.

Ohne eine gute Moderation sind die wenigsten Meetings zielführend. Wenn Sie Ziel und Nutzen des Meetings für die Teilnehmer erläutern, sie strukturiert durch Informationen und Diskussionen führen und am Ende die Ergebnisse zusammenfassen, verlaufen Meetings effektiv und zufriedenstellend für die Teilnehmer.



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