Die Unterstützung der Stakeholder für das Projekt hat großen Einfluss auf den Erfolg des Projektes. Lehnen wichtige Stakeholder das Projekt ab, kann das den Verlauf des Projektes erheblich behindern. Deshalb ist es wichtig, dass Sie die Erwartungen und Bedenken der Projektbeteiligten wahrnehmen und proaktiv beeinflussen. Der folgende Beitrag zeigt, wie Sie die Einstellung der Stakeholder zum Projekt managen und kontrollieren.

Vorausschauendes Handeln für das Stakeholdermanagement besonders bedeutend

Im Wissensgebiet Stakeholdermanagement kommt dem Wort „proaktiv“ eine besondere Bedeutung zu. Denn es gilt, die Projektbeteiligten im Verlauf des Projektes kontinuierlich und vorausschauend zu beeinflussen. Damit stellen Sie sicher, dass Sie deren individuelle Erwartungen verstehen und ihnen gerecht werden. Initiatives Handeln bedeutet in diesem Zusammenhang auch, dass Sie wachsam sind für Bedenken, die eventuell bei den Projektbeteiligten entstehen können. Diese sollten Sie entweder vor dem Auftreten erkennen und behandeln oder zumindest deren negative Auswirkungen minimieren.

Nützliche Pläne und Dokumente für den Ausführungsprozess

Für das Ausführen des Stakeholdermanagementplans benötigen Sie die folgenden Dokumente und Werte:

  • Stakeholdermanagementplan
  • Kommunikationsmanagementplan
  • Problemprotokoll
  • Werte aus Unternehmensprozessen (gesammelte Erfahrungen aus vorherigen Projekten, Methoden der Änderungssteuerung, Kommunikationstechniken, historische Informationen)

Verschiedene Kommunikationsmethoden für unterschiedliche Ziele

Im Kommunikationsplan sind für jeden Stakeholder spezifische Methoden und Inhalte der Kommunikation enthalten. Um die Einstellung der Stakeholder zu managen, gibt es verschiedene hilfreiche Modelle:

  • Interaktive Kommunikation: Alle Kommunikationsparteien sind wechselseitig in den Austausch von Nachrichten und Ideen involviert. Dies ist die gängigste Methode, die von allen Beteiligten starke Sozialkompetenzen erfordert.
  • Push-Kommunikation: Diese einseitige Kommunikationsmethode geht vom Sender aus. Dieser übermittelt Informationen an den Empfänger, ohne zu überprüfen, ob dieser die Botschaft erhalten und richtig verstanden hat. Beispiele sind E-Mails, Pressemitteilungen und Briefe. Auch diese Form der Kommunikation kann sehr effektiv sein, um Informationen schnell und weit zu verbreiten. Voraussetzung ist, dass die Botschaft sorgfältig gestaltet wird.
  • Pull-Kommunikation: Bei der Pull-Kommunikation kann der Empfänger selbst entscheiden, wann er die Botschaft empfangen möchte. Der Sender stellt die Informationen vorher zur Verfügung. Intranetseiten von Unternehmen oder Projekten sind Beispiele für diese Kommunikationsmethode.

Wichtige Fähigkeiten für das Managen der Stakeholder-Erwartungen

Der Prozess des Managens der Stakeholder-Erwartungen basiert auf dem Aufbau von Beziehungen. Dafür benötigen Sie als Projektmanager soziale Kompetenzen wie Führungsfähigkeiten, Entscheidungsfähigkeit, Konfliktbewältigungskompetenzen, aktives Zuhören und Veränderungsfähigkeit. Zusätzlich zu den Sozialkompetenzen ist eine Vielzahl von Managementfähigkeiten notwendig, um die Stakeholder zu lenken und zu kontrollieren. Präsentations-, Verhandlungs-, Zeitmanagement- und rhetorische Fähigkeiten gilt es, weiterzuentwickeln und situationsabhängig einzusetzen.

Entspricht der Projektverlauf den Erwartungen der Projektbeteiligten?

Ob das Projekt mit den Erwartungen der Stakeholder und den Unternehmensbedürfnissen übereinstimmt, können Sie nur kontrollieren, indem Sie den Projektstatus regelmäßig an die Stakeholder kommunizieren und deren Feedback einholen. Für diesen Kontrollprozess können Sie die folgenden Dokumente hinzuziehen:

  • Project Management Plan (besonders Stakeholdermanagementplan)
  • Problemprotokoll
  • Arbeitsleistungsdaten
  • Projektdokumente (Stakeholderregister, Änderungsprotokoll, Projektterminplan etc.)

Steuern Sie mit dem Berichtssystem, wer welche Informationen erhält

Das Berichtssystem gehört zum Projektmanagementinformationssystem. Es dokumentiert, speichert und verbreitet Informationen über und für die Stakeholder. Die darin erfassten Informationsarten spiegeln die speziellen Interessen der Projektbeteiligten wider. Deshalb kann es sich dabei um Informationen über jegliche Aspekte des Projektes handeln, die gemessen und kommuniziert werden können – zum Beispiel Informationen über den Projektinhalt und -umfang, die Projektkosten, Zeit, Qualität, Risiko oder andere relevante Inhalte. In der Praxis gibt es oft große Unterschiede bei den Informationsarten, die die Stakeholder präferieren. Einige Projektbeteiligte haben ganz traditionell besonderes Interesse an dem Fortschritt von Zeit und Kosten im Projekt. Andere sind dagegen stark an Qualitätsmessungen interessiert. Es ist also für Sie als Projektmanager wichtig, die speziellen Teile des Projektes zu bestimmen, die von besonderer Bedeutung für die einzelnen Stakeholder sind. Achten Sie auch auf den Umfang an Informationen, die Sie den Stakeholdern zur Verfügung stellen. Jeder sollte nur die Informationen erhalten, die er in seiner Position benötigt.

Regelmäßige Meetings mit den Projektbeteiligten

Eine sehr gute Möglichkeit, um die Beteiligung der Stakeholder zu gewährleisten, sind Meetings zwischen Ihnen als Projektmanager, dem Projektteam, Experten und den Stakeholdern. Als Experten können erfahrene Senior Manager, Projektmanager oder auch Mitglieder Ihres Projektteams fungieren. Sie sollten Know-how und Erfahrung in der Kontrolle der Stakeholder-Beteiligung haben. Die Meetings sind allerdings nur effektiv, wenn sie regelmäßig in angemessener Weise ablaufen und die richtigen Personen mit den entsprechenden Hintergründen daran teilnehmen. Dabei können Sie etwa Statusberichte mit Projektdaten kommunizieren, die von Interesse für die Stakeholder sind.

Nicht immer werden die Stakeholder die Einstellung zum Projekt haben, die Sie gerne hätten. Änderungsanträge sind ein übliches Ergebnis des Kontrollprozesses, wenn Ihre Planungen nicht mit dem tatsächlichen Verlauf übereinstimmen. Oftmals sind Änderungen des Stakeholdermanagementplans notwendig oder auch vorbeugende und korrigierende Maßnahmen. Wenn Sie für jeden Stakeholder die für ihn relevanten Informationen mit den verschiedenen Kommunikationsarten zur Verfügung stellen, stellen Sie sicher, dass das Projekt die Erwartungen der Stakeholder erfüllt und diese ihm positiv gegenüberstehen.