So entwickeln Sie einen Terminplan für Ihr Projekt

Alle Prozesse im Zeit- und Terminmanagement des Projektes sind auf ein Ziel ausgerichtet: die Entwicklung des Projektterminplans. Denn mit diesem wichtigen Planungsinstrument stellen Sie sicher, dass Ihr Projekt fristgerecht fertiggestellt wird. Der PMBOK® Guide zeigt verschiedene Methoden, wie Sie den Terminplan des Projektes erstellen können. Die wichtigsten fasst dieser Beitrag zusammen.

Aus der Praxis: Der Terminplan ist Schwerpunkt im Zeit- und Terminmanagement

Für diesen Planungsprozess benötigen Sie alle Informationen, die Sie in den vorangegangenen Prozessen im Zeit- und Terminmanagement gesammelt haben: angefangen beim Bestimmen der Vorgänge und der Vorgangsfolge bis hin zur Schätzung des Einsatzmittelbedarfes für die Vorgänge und der Vorgangsdauer. Als Ergebnis erhalten Sie das Netzplandiagramm des Projektes, die grafische Form des Projektterminplans. In der Praxis liegt der Fokus meistens auf der Entwicklung des Terminplans, sodass alle vorherigen Prozesse im Zeit- und Terminmanagement des Projektes eher zur gleichen Zeit fertiggestellt werden als getrennt voneinander.

Nutzen Sie die zahlreichen Informationen aus vorherigen Prozessen

Damit Sie den Terminplan des Projektes erstellen können, stehen Ihnen die vielen Ergebnisse aus den vorangegangenen Prozessen als Eingangswerte zur Verfügung:

• Vorgangsliste
• Vorgangsattribute
• Terminmanagementplan
• Netzplandiagramm des Projektterminplans
• Scope Statement
• Risikoregister
• Einsatzmittelbedarfsanforderungen für Vorgänge
• Einsatzmittelkalender
• Einsatzmittelstrukturplan
• Schätzungen der Vorgangsdauer
• Umweltfaktoren
• Werte aus Unternehmensprozessen

Sie benötigen außerdem noch eine Übersicht über den Personaleinsatz, aus der erkennbar ist, welcher Mitarbeiter für welchen Vorgang zuständig ist und über welche Erfahrungen und Fähigkeiten er verfügt. Den Personaleinsatz planen Sie im Personalmanagement des Projektes beim Zusammenstellen des Projektteams.

Methoden und Techniken: die Terminnetzplantechnik

Mit der Terminnetzplantechnik führen Sie alle Informationen zusammen, die Sie vorher in den Prozessen des Zeit- und Terminmanagements gesammelt haben. Damit erkennen Sie die  frühesten und spätesten Anfangs- und Endzeitpunkte von nicht abgeschlossenen Teilen der Projektterminplanvorgänge. Wenn Sie das Netzplandiagramm des Terminplans komplettiert haben, können Sie die folgenden analytischen Methoden nutzen, um die Gesamtdauer des Projektes und die Pufferzeit zwischen den einzelnen Vorgängen und im ganzen Projekt zu bestimmen:

• Methode des kritischen Pfades
• Methode der kritischen Kette
• Ressourcenabgleich und Bedarfsglättung

Die Methode des kritischen Pfades

Bei dieser Methode identifizieren Sie alle möglichen Wege, um das Projekt fertigzustellen. Mithilfe des Netzplandiagrammes bestimmen Sie den Weg, der am kürzesten dauert und die geringste Planungsflexibilität hat. Die Pufferzeit dient für Letztere als Maßstab. Der kritische Pfad ist also der Weg mit der kürzesten Dauer und der kleinsten Pufferzeit im Projekt. Damit ist er aber auch der Pfad, der am risikoreichsten für das Projekt ist.

Der PMBOK® Guide unterscheidet zwischen der freien und der gesamten Pufferzeit. Die freie Pufferzeit gibt die Zeit an, die ein Vorgang verzögert werden kann, bevor sich dies auf den nächsten Vorgang auf dem Pfad auswirkt. Bei der gesamten Pufferzeit geht es um die Zeit, die ein Vorgang verzögert werden kann, bevor dies die Gesamtdauer des Projektes beeinflusst. Hat ein Vorgang eine gesamte Pufferzeit von 0, wird sich im Falle von Verzögerungen die Gesamtdauer des Projektes automatisch erhöhen.

Bevor Sie nicht das komplette Netzplandiagramm des Projektterminplans fertiggestellt haben, können Sie den kritischen Pfad nicht bestimmen. Vorher ist es notwendig, dass Sie ein Vorgangsknotendiagramm erstellen. Ein Vorgangsknoten enthält dabei alle möglichen Informationen über einen Vorgang, zum Beispiel seine Dauer, den frühesten und spätesten Start- und Endzeitunkt und die gesamte Pufferzeit.

Die Methode der kritischen Kette

Wenn Sie begrenzte Einsatzmittel und Unsicherheiten im Projekt einplanen möchten, ist die Methode der kritischen Kette besser geeignet. Hierbei fügen Sie den Vorgängen auf dem kritischen Pfad absichtlich Pufferzeit hinzu. Die notwendige Pufferzeit ermitteln Sie aus historischen Daten oder durch eine quantitative Risikoanalyse. Damit stellen Sie sicher, dass die wichtigen Vorgänge auf dem kritischen Pfad immer über Pufferzeit verfügen und dadurch die Projektdauer nicht verlängert wird. Vorgänge sind besonders wichtig, wenn sie Arbeit für den Folgevorgang produzieren.

Methoden zur Optimierung der Einsatzmittel

Die ersten Berechnungen der Schätzungen des Einsatzmittelbedarfes zeigen den optimalen Einsatz der Ressourcen – egal, ob es sich dabei um Maschinen, Material oder Menschen handelt. Dies ist allerdings nicht unbedingt der effizienteste Weg, die Ressourcen einzusetzen. Es wird Zeiten geben, in denen die Einsatzmittel überlastet sind, sodass Sie sie nicht nutzen können. Mitunter sind sie aber auch nicht ausgelastet genug und werden trotzdem bezahlt. Durch Ressourcenabgleich und Bedarfsglättung erreichen Sie einen effizienteren Einsatz Ihrer Ressourcen, auch wenn dies Auswirkungen auf die Projektkosten und -dauer hat.

Beim Ressourcenabgleich haben Sie verschiedene Möglichkeiten, zum Beispiel:

• die Arbeitszeiten der vorhandenen Ressourcen zu verlängern (Überstunden anordnen)
• die Vorgangsdauer zu ändern oder deren Reihenfolge
• Vorgängen zu verzögern und Pufferzeiten zu nutzen

Den Ressourcenabgleich lassen Sie am besten automatisch von einer Project Management Software wie MS Project durchführen. Die manuelle Durchführung dauert zu lange und erzielt nicht unbedingt die optimalen Ergebnisse.

Weitere Methoden, die Sie nutzen können, um den Terminplan zu erstellen, sind die Verdichtung des Terminplans durch Crashing und Fast Tracking sowie Modellierungstechniken wie die Wenn-Dann-Analyse.

Gantt-Diagramm: Präsentation des Projektterminplans

Wenn Sie eine dieser Methoden angewendet haben, gibt es verschiedene Wege, um den Projektterminplan grafisch darzustellen. In der Praxis kommen meistens das Gantt-Diagramm – ein horizontales Balkendiagramm – oder ein horizontales Histogramm zum Einsatz. Ein Meilensteindiagramm oder das Netzplandiagramm des Projektterminplans sind weitere Möglichkeiten, die aber gemeinhin nicht so häufig genutzt werden.

Die Erstellung des Projektterminplans ist das wichtigste Ziel im Zeit- und Terminmanagement, auf das Sie mit den vorangegangenen Prozessen hingearbeitet haben. Hierfür stehen Ihnen zahlreiche Methoden zur Verfügung. Wenn Sie zum Beispiel die Methode der kritischen Kette anwenden, planen Sie auch Unsicherheiten im Projekt mit ein und sichern ab, dass Sie das Projekt fristgerecht fertigstellen.