Gespräche führen: So gestalten und steuern Sie ein Gespräch

Gespräche erfüllen immer einen bestimmten Zweck: Sie möchten damit ein konkretes Ziel erreichen – sei es eine Verhaltensänderung bei einem Kritikgespräch oder ein gutes Ergebnis bei einer Verhandlung. Nur wenn Sie das Gespräch aktiv gestalten, erreichen Sie Ihre Ziele in entsprechendem Maße. Hier informieren Sie sich, wie Sie die Gesprächsatmosphäre beeinflussen und welche Techniken zielführend sind.

Für den Verlauf eines Gespräches sind die Rahmenbedingungen mitunter ebenso entscheidend wie der eigentliche Inhalt. Viele verschiedene Faktoren tragen zu einer guten oder schlechten Gesprächsatmosphäre bei. Sie schaffen ein positives Klima zwischen Ihnen und Ihrem Gesprächspartner, indem Sie den richtigen Zeitpunkt und die passende Umgebung wählen.

Wie die Umgebung das Gespräch beeinflusst

Wenn Sie an ein bestimmtes Gespräch denken, wissen Sie meistens noch ganz genau, wann und wo es stattgefunden hat. Wahrscheinlich erinnern Sie sich auch noch an kleinere Details wie das Wetter oder die Kleidung des Gesprächspartners. Dabei zeigt sich, dass Kommunikation nie nur auf der Sachebene abläuft, sondern auch immer die Sinne und Emotionen anspricht. Besser im Gedächtnis bleiben sogar die Gespräche, bei denen die emotionalen Eindrücke stärker waren. Das können Sie auch im Berufsleben für sich nutzen.

Wählen Sie je nach Inhalt des Gesprächs die passende Umgebung. Bei einem kurzen, sachlichen Gespräch im Tagesgeschäft mag es Ihr Gegenüber weniger stören, wenn Sie sich hinter einem großen Schreibtisch „verbarrikadieren“ oder sich auf einem erhöhten Stuhl sprichwörtlich erhöhen. Damit betonen Sie jedoch die Hierarchieunterschiede. Möchten Sie mit Ihrem Mitarbeiter ein wichtiges Thema besprechen und mit ihm eine gemeinsame Lösung finden, dann ist dieser Rahmen nicht förderlich für das Gesprächsziel. Besser geeignet ist dagegen ein gemeinsamer Tisch, an dem Sie und Ihr Gesprächspartner nicht direkt vis-à-vis sitzen, sondern über Eck auf gleichen Stühlen. Das signalisiert von vornherein eine gleichberechtigte Kommunikation und Ihre Wertschätzung.

Der richtige Zeitpunkt entscheidet

Für ein erfolgreiches Gespräch brauchen Sie und Ihr Gegenüber einen freien Kopf und Zeit, damit Sie sich ganz darauf konzentrieren können. Auch für Ihren Mitarbeiter gibt es unpassende Zeitpunkte und die Dauer der Unterhaltung ist ebenso entscheidend. Stehen er oder Sie unter Zeitdruck, wird das Gespräch nicht sonderlich konstruktiv verlaufen. Schlagen Sie Ihrem Gesprächspartner deshalb verschiedene Termine vor und zitieren ihn nicht einfach zu sich. Schließlich handelt es sich um eine Vereinbarung und nicht um eine „Bestellung“. Widmen Sie dann auch während des Gespräches Ihre volle Aufmerksamkeit Ihrem Gegenüber und nicht etwa anderen Tätigkeiten.

Welche Ziele und Motive hat das Gespräch?

Der rote Faden, der sich durch das Gespräch zieht, ist das Gesprächsziel. Es hilft Ihnen, das Gespräch zu steuern und sich nicht ablenken zu lassen. Fragen Sie sich deshalb zunächst, warum Sie ein Gespräch führen. Dann haben Sie sich Ihre Motive bewusst gemacht. Wenn Sie diese kennen, können Sie ein klares Ziel für sich formulieren. Einfach nur über etwas reden zu wollen, ist kein hilfreiches Ziel. Versuchen Sie, es so präzise wie möglich zu definieren. Wenn Sie zum Beispiel mehr Mitarbeiter benötigen, sagen Sie genau wie viele. Dadurch formulieren Sie gleichzeitig positiv und sagen nicht nur, dass die bisherige Anzahl der Mitarbeiter nicht ausreicht. Natürlich hat Ihr Gegenüber auch Gesprächsziele, die er erreichen möchte. Nur wenn beide Seiten ihre Vorstellungen in ein Ergebnis eingebracht haben, erfüllt es seinen Zweck. Es ist also hilfreich, wenn Sie sich die möglichen Ziele Ihres Gesprächspartners ebenso vorher überlegen. Für eine gute Vorbereitung notieren Sie sich am besten Ihre Motive, Ihr präzises Ziel, Ihre Themen, das mögliche Ziel Ihres Gegenübers, potenzielle Konfliktpunkte, mögliche Kompromisse und für Sie wesentliche Punkte einer Lösung.

Mit diesen Mitteln gestalten Sie Gespräche aktiv

Gespräche aktiv zu gestalten bedeutet nicht, die meiste Zeit zu reden. Ganz im Gegenteil: Die einfachsten Mittel sind hierbei die effektivsten. Zwei Formen, mit denen Sie Gespräche zwar aktiv gestalten, aber nur wenig steuern, sind das aktive Zuhören und das Paraphrasieren.

Zuhören: Konzentrieren Sie sich komplett auf Ihr Gegenüber

Es gibt mehrere gute Gründe, Ihrem Gesprächspartner aufmerksam zuzuhören. Sie überprüfen dadurch Ihren eigenen Standpunkt. Denn eine andere Perspektive und neue Argumente helfen Ihnen bei der Selbstreflexion. Das gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre Thesen ganz oder teilweise zu verwerfen oder zu bestätigen. So verbessern Sie nicht zuletzt die Qualität Ihrer Entscheidungen. Wenn Sie Ihren Gesprächspartner überzeugen möchten, brauchen Sie die für ihn passenden Argumente. Das sind mitunter nicht die, die Sie überzeugen würden. Deshalb gilt es, ein gewisses Verständnis für Ihr Gegenüber zu entwickeln. Nur durch aktives Zuhören erfahren Sie, was er denkt und ihm wichtig ist. Vor allem verbessert das Zuhören die Beziehung zu Ihrem Gesprächspartner. Schließlich machen Sie ihm damit deutlich, dass Ihnen das Gespräch und das Gesagte wichtig ist. Es ist ein ganz klares Zeichen der Wertschätzung. Konzentrieren Sie sich also vollständig auf das Gespräch, versichern Sie Ihrem Partner durch Nicken oder zustimmende Laute Ihre Aufmerksamkeit und vermeiden Sie dabei andere Tätigkeiten wie Telefonieren oder das Lesen von E-Mails. 

Paraphrasieren: Fassen Sie das Verstandene mit eigenen Worten zusammen

Nicht selten kommt es bei der Kommunikation zu Störungen. Was Sie gesagt haben, muss noch längst nicht das sein, was der andere verstanden hat. Deshalb ist das Wiederholen des Verstandenen ein gutes Gestaltungsmittel für erfolgreiche Gespräche. Dabei können Sie mit eigenen Worten einzelne Teile des Gesagten wiedergeben oder Sie fassen einen längeren Redebeitrag Ihres Gegenübers zusammen. Es ist ebenso hilfreich, die wichtigste Aussage zu wiederholen und das Gefühl des anderen zu beschreiben. Achten Sie darauf, dass Sie diese Technik nicht durchgehend verwenden, sondern nur dezent einsetzen. Sonst entsteht der Eindruck, Sie würden Ihrem Gesprächspartner nachsprechen. Dadurch fühlt er sich nicht ernst genommen.

Durch das sogenannte Paraphrasieren versichern Sie sich vor allem, dass Sie das Gesagte richtig verstanden haben. Schließlich bestimmt der Empfänger die Botschaft der Nachricht, nicht der Sender. Außerdem verbessern Sie wie beim aktiven Zuhören die Beziehung zu Ihrem Gesprächspartner, indem Sie Ihre Wertschätzung ausdrücken. So ist er eher bereit, sich auch Ihre Argumente anzuhören. Sie signalisieren durch ein ruhiges, sachliches Wiederholen ebenso Verständnis für die Gefühle des anderen. Das ist besonders bei emotionalen Redebeiträgen wichtig. So wirken Sie beruhigend auf Ihr Gegenüber und verhindern mitunter eine Eskalation. Gerade bei nicht sehr gesprächigen Menschen hilft das Paraphrasieren, denjenigen zum Reden zu ermutigen. Solange Sie nur wiederholen und nicht kommentieren, wird Ihr Gesprächspartner höchstwahrscheinlich an der gleichen Stelle weitererzählen. Spätestens am Ende eines Gespräches ist die Paraphrase eine geeignete Methode, die Ergebnisse zusammenzufassen und für alle Beteiligten abzugleichen.

Indem Sie den richtigen Ort und Zeitpunkt für die Unterhaltung wählen, beeinflussen Sie die Gesprächsatmosphäre positiv. Wenn Sie dazu noch das Gespräch durch Zuhören und Paraphrasieren steuern, dann erreichen Sie Ihre Gesprächsziele mit hoher Wahrscheinlichkeit.