Die wichtigsten Techniken für Ihre Mitarbeitergespräche

 Miteinander sprechen – so lautet auch bei Mitarbeitergesprächen die einfache Formel. Nur wenn Ihre Angestellten ebenso zu Wort kommen, erfüllt das Mitarbeitergespräch seinen Zweck. Als Vorgesetzter tragen Sie die Verantwortung für einen erfolgreichen Gesprächsverlauf. Mit den entsprechenden Techniken geben Sie dem Gespräch die gewünschte Richtung. Erfahren Sie mehr über die Fragetechnik und den richtigen Umgang mit Einwänden.

Die Fragetechnik: Welche Fragen sich positiv auswirken

Durch die richtigen Fragen erhalten Sie wichtige Informationen, wodurch Sie Situationen besser beurteilen können. Damit gehört die Fragetechnik zu den wichtigsten Methoden der Gesprächsführung. Darüber hinaus können Sie die Richtung des Gespräches steuern und mitunter sogar komplett ändern. Zurückhaltende Mitarbeiter ermutigen Sie durch bestimmte Fragen, offener über ihre Probleme zu sprechen. Denn damit zeigen Sie Interesse und Ihre Aufmerksamkeit. Außerdem können Sie sich durch Rückfragen Zeit verschaffen und damit zum Beispiel überlegter auf Einwände reagieren.

Setzen Sie die Fragetechnik gezielt und richtig ein. Sonst besteht die Gefahr, dass das Mitarbeitergespräch wie ein Verhör endet. Versuchen Sie nicht, Ihre Gesprächspartner wie bei einem Verkaufsgespräch mit manipulativen Fragen zu beeinflussen.

Offene oder geschlossene Fragen – das Ziel ist entscheidend

Ob Sie offene oder geschlossene Fragen verwenden, entscheiden Sie entsprechend der Zielstellung. Möchten Sie viele Informationen erhalten oder wenig gesprächige Mitarbeiter zum Reden ermuntern, greifen Sie auf offene Fragen zurück. Mit den sogenannten W-Fragen erfahren Sie das Wichtigste – was, wer, wo, wann, wie, warum. Dabei entfallen ein einfaches „Ja“ oder „Nein“ als Antwortmöglichkeit. Möchten Sie ein bestimmtes Thema wie Gehalt oder Mehrarbeit ansprechen, können Sie mit einer offenen Frage darauf „hinarbeiten“.

Wenn Sie das Gespräch bewusst steuern oder eine Entscheidung herbeiführen wollen, dann sind geschlossene Fragen das richtige Mittel. Sie sind das Gegenteil der offenen Fragen und lassen nur die vorgegebenen Antwortmöglichkeiten zu.


Entscheidungsfragen
:
Diese Fragen kann Ihr Mitarbeiter nur mit Ja oder Nein

Kontrollfragen: Damit fassen Sie das Gesagte zusammen und versichern sich, dass Sie alles richtig verstanden haben. Diese Fragen sind am Ende eines Gespräches gut geeignet, um Missverständnissen vorzubeugen.

Ablenkungsfragen: Wenn Sie auf gewisse Themen oder Einwände nicht eingehen möchten, können Sie durch weiterführende Fragen das Gespräch auf einen anderen Aspekt lenken.

Alternativfragen: Sie geben dem Befragten zwei bis drei Möglichkeiten zur Auswahl. Dadurch erhalten Sie auf jeden Fall ein konkretes Ergebnis.

Diese Fragearten sind alle geeignet, um das Mitarbeitergespräch erfolgreich zu leiten. Verzichten Sie dagegen auf provozierende Fragen. Damit beeinträchtigen Sie die Gesprächsatmosphäre zwischen Ihnen und dem Mitarbeiter. Auch zu übertrieben positiv formulierte Fragen wirken eher kontraproduktiv, da sie dem Gegenüber unecht erscheinen. Mit Suggestivfragen beeinflussen Sie den Befragten stark, Ihre Meinung zu übernehmen. Deshalb sind sie nicht das beste Mittel für ein Mitarbeitergespräch. Vermeiden Sie auch, häufig mit Gegenfragen zu antworten. Das wirkt unhöflich und ist nicht zielführend.

So fragen Sie richtig

Fragen können sich also nicht nur positiv auswirken. Deshalb ist es wichtig, ein paar Regeln zu beachten. Wenn Sie provozierende, stimulierende und suggestive Fragen sowie häufige Gegenfragen unterlassen, verhalten Sie sich konstruktiv und fair. Geben Sie Ihrem Gegenüber auch genug Zeit, über die Frage nachzudenken und sie zu beantworten. Greifen Sie nicht vorschnell ein, indem Sie selbst antworten. Verzichten Sie auf lange Fragen, die Ihr Gesprächspartner nicht direkt erfassen kann. Formulieren Sie auch immer nur eine Frage. Ansonsten beantwortet der Mitarbeiter nur die Fragen, die ihm am einfachsten erscheinen. Vermeiden Sie wertende Informationen, die Sie der Frage voranstellen. Dadurch beeinflussen Sie die Antwort schon im Voraus.

Wie Sie gut auf Einwände reagieren

Wenn Ihre Mitarbeiter Einwände äußern, ist das eigentlich ein gutes Zeichen. Viele trauen sich nicht, weil sie negative Folgen fürchten. Wer dann unzufrieden aus dem Gespräch geht, ist nicht gerade motiviert für zukünftige Aufgaben. Nehmen Sie deshalb die Einwände ernst und wenden Sie eine der folgenden, konstruktiven Methoden an.

  • Greifen Sie den Aufwand in Form von Wiederholung auf oder fragen Sie nach dem „Warum“.
  • Erörtern Sie mit Ihrem Mitarbeiter gemeinsam das Pro und Kontra des Einwandes.
  • Formulieren Sie den Einwand im Voraus. Dann hat der Mitarbeiter das Gefühl, dass Sie sich in ihn hineinversetzen.
  • Schreiben Sie sich den Einwand auf und kommen Sie später wieder darauf zurück.
  • Stimmen Sie dem Gesprächspartner zunächst zu, aber schränken Sie das bei etwaigen Bedenken Ihrerseits auch wieder ein.
  • Gehen Sie nicht auf ungerechtfertigte Einwände ein, wenn zum Beispiel zu viele Emotionen im Spiel sind.

Überzeugen Sie mit Argumenten

 Nur in seltenen Fällen haben Sie und Ihr Mitarbeiter dasselbe Gesprächsziel. Auch wenn Sie Ihr Ziel so umfassend wie möglich durchsetzen möchten, ist es nicht ratsam, Ihren Mitarbeiter zu manipulieren. Nur überzeugende Argumente sichern Ihnen einen langfristigen Gesprächserfolg. Werden Sie sich also zuerst über Ihre eigenen Ziele klar. Überlegen Sie sich dann die für Ihren Gesprächspartner passenden Argumente und bauen Sie diese in logischer Reihenfolge auf. Verteilen Sie die Argumente wohl dosiert während des Gespräches. Sonst können Sie sich am Ende nur noch wiederholen. Bereiten Sie sich auch auf mögliche Einwände oder Gegenargumente Ihres Gegenübers vor. Zeigen Sie sich dafür im Gespräch offen. Schließlich ergeben sich daraus auch für Sie neue Perspektiven. Lassen Sie sich und Ihrem Mitarbeiter genügend Zeit, um über die jeweiligen Argumente nachzudenken und zu reagieren.

So finden Sie sicher eine Lösung, die für beide zufriedenstellend ist. Wenn Sie die richtigen Fragearten anwenden und auch auf Einwände konstruktiv reagieren, steuern Sie das Mitarbeitergespräch zielführend. Damit werden Sie Ihrer Verantwortung als Vorgesetzter bestens gerecht.