Gesprächsvorbereitung: Wie Sie Gespräche gut vorbereiten

Ob mit Mitarbeitern, Kollegen oder Vorgesetzten – Sie führen täglich zahlreiche Gespräche mit den unterschiedlichsten Menschen. Entscheidend für eine erfolgreiche Kommunikation ist jedoch weniger der Inhalt, sondern die Art, wie Sie kommunizieren. Wer sich gut auf seine Rolle einstellt und eine Beziehung zum Gesprächspartner aufbaut, erzielt bessere Ergebnisse. Einen Einblick in die optimale Gesprächsvorbereitung erhalten Sie hier.

Anders als im privaten Bereich kann Ihr intuitiv erworbenes Kommunikationswissen im Beruf mitunter nicht genügen. Denn Kommunikation hat nichts mit fachlicher Qualifikation zu tun. Sie wird vielmehr durch verschiedene Parameter beeinflusst, die nicht immer in Ihrer Hand liegen. Jedes Gespräch hat einen offenen Ausgang. Aber Sie selbst können entscheidend dazu beitragen, wie es endet.

Ihr Gestaltungsbereich: Was Sie selbst in der Hand haben

Neben Ihrem Gesprächspartner und seinem Verhalten beeinflussen auch das Thema sowie die äußeren Bedingungen wie Ort und Zeit den Verlauf der Konversation. Wenn das Thema zum Beispiel heikel ist, ist es sehr wahrscheinlich, dass das Gespräch nicht ganz einfach wird. Da hilft nur eine gute Vorbereitung. Manchmal ist es auch besser, neue Ideen in entspannter Restaurant-Atmosphäre zu besprechen als im nüchternen Konferenzraum. Was bei einem Gespräch herauskommt, hängt außerdem von Ihren Zielen und denen Ihres Gegenübers ab. Meistens sind diese doch sehr verschieden.

Die Rahmenbedingungen sind also bei jedem Gespräch unterschiedlich. Deshalb gibt es auch kein Patentrezept für einen erfolgreichen Ausgang. Was Sie in der Hand haben, sind Ihre Vorbereitung auf die Gegebenheiten und Ihr eigenes Verhalten. Wenn Sie Situationen analysieren und Gesprächstechniken anwenden, erhöhen Sie die Chancen für einen positiven Verlauf in Ihrem Sinne. Häufig haben Sie mehrere Möglichkeiten zu handeln. Wählen Sie deshalb entsprechend der Situation diejenige aus, die für den Gesprächsverlauf am besten ist.

Vorgesetzter, Mitarbeiter oder Kollege: In welcher Rolle sprechen Sie?

Vielleicht ist Ihnen nicht immer bewusst, dass Sie in Gesprächen unterschiedliche soziale Rollen einnehmen. Diese beeinflussen Ihren Gestaltungsspielraum und Ihr Verhalten. Wenn Sie mit Ihren Mitarbeitern sprechen, sind Sie der Vorgesetzte. Hierbei wird von Ihnen erwartet, dass Sie Aufgaben delegieren, Ihre Mitarbeiter motivieren, aber auch kritisieren. Gegenüber Ihren eigenen Vorgesetzten wie der Geschäftsleitung sind Sie weisungsgebunden und müssen sich mitunter rechtfertigen. Unter Ihren Kollegen auf gleicher Ebene agieren Sie als Experte und nach außen vertreten Sie Ihr Unternehmen. Sie sprechen also nie nur als Sie selbst, sondern in einer bestimmten Rolle.

Symmetrische oder asymmetrische Gesprächsführung – die Rolle entscheidet

Kommunikation kann – je nachdem, in welcher Rolle Sie sich befinden – symmetrisch oder asymmetrisch ablaufen. Wenn die Gesprächspartner gleichberechtigt agieren, handelt es sich um eine symmetrische Gesprächsführung. Sind Sie dagegen mit Ihrem Gegenüber nicht auf einer Ebene, entsteht ein anderer Gestaltungsspielraum. Dann ist die Kommunikation asymmetrisch. Ein Beispiel hierfür ist das Bewerbungsgespräch. Sie als Arbeitgeber bestimmen die Fragen und steuern das Gespräch. Der Bewerber dagegen hat einen begrenzten Handlungsspielraum. Ist er sich dessen nicht bewusst und verhält sich nicht seiner Rolle entsprechend, verringert er seine Chancen auf den Job.

Auch wenn gewisse Rollen mit bestimmten Erwartungen an das Verhalten verknüpft sind, können Sie in jeder Rolle den Gesprächsverlauf beeinflussen und gestalten. Wichtig ist nur, dass Sie sich vor dem Gespräch Ihre Rolle und die damit verbundenen Erwartungen Ihres Gesprächspartners bewusst machen. Das ist vor allem bei schwierigen Gesprächen entscheidend. Wenn Sie Ihre Grenzen und Freiräume kennen, sind Sie sicherer in Ihrem Auftreten und können sich auf den erfolgreichen Ausgang des Gespräches konzentrieren.

So schätzen Sie Ihren Gesprächspartner richtig ein

Wie Sie in ein Gespräch gehen, hängt auch in der sachlichen Arbeitswelt wesentlich von der Beziehung zu Ihrem Gegenüber ab. Nur wenn diese funktioniert, erreichen Sie gute Gesprächsergebnisse. Einige Kollegen oder Mitarbeiter lösen bei Ihnen vielleicht schon ein ungutes Gefühl aus, wenn Sie nur an sie denken. Es ist legitim, dass auch Vorgesetzte genervt sind oder Angst haben. Eine ablehnende Haltung wird Ihr Gesprächspartner allerdings bemerken und Ihnen nicht entgegenkommen. Professionell gehen Sie mit negativen Empfindungen um, indem Sie sie bewusst wahrnehmen. So können Sie Maßnahmen ergreifen, die Ihnen trotzdem ein positives Ergebnis sichern.

Bauen Sie eine Beziehung auf und überzeugen Sie Ihr Gegenüber

Sie können sich auf jeden Gesprächspartner einstellen, wenn Sie ihn richtig einschätzen. Wie tickt derjenige? Welche Befindlichkeiten und Erfahrungen hat er? Wenn Sie die Person nicht kennen, können Sie diese Punkte mit Small Talk „abklopfen“. Bei Ihnen vertrauten Menschen bereiten Sie sich mit diesen Fragestellungen auf ein Gespräch vor. Verdeutlichen Sie sich auch Ihre Situation: Wenn Sie auf jemanden angewiesen sind, ist es umso wichtiger, diese Person von Ihren Vorstellungen zu überzeugen. Planen Sie eine „Aufwärmphase“ ein, in der Sie Ihr Anliegen noch nicht thematisieren. Wenn ein Mitarbeiter nach Anerkennung sucht, sind ein paar ehrlich gemeinte, wertschätzende Worte zu Beginn des Gespräches sicherlich hilfreich. Ist eine Beziehung zum Gegenüber aufgebaut, können Sie Ihren Gesprächspartner mit guten Argumenten überzeugen. Durchdenken Sie deshalb schon vorher, wie Sie bei Ihrem Gegenüber punkten. Es zeichnet Sie besonders aus, wenn Sie auch mit schwierigen Personen gute Ergebnisse erreichen. Mitunter hilft es, Unstimmigkeiten konkret anzusprechen – auch gegenüber Mitarbeitern. So begegnen Sie ihnen auf Augenhöhe und signalisieren, dass Ihnen die Beziehung wichtig ist.

Zur guten Gesprächsvorbereitung gehört also, dass Sie sich Ihre soziale Rolle und die damit verbundenen Erwartungen an Ihr Verhalten verdeutlichen. Schätzen Sie außerdem Ihren Gesprächspartner und Ihre Gefühle ihm gegenüber realistisch ein. So schaffen Sie die besten Voraussetzungen für ein erfolgreiches Gespräch.