Sicherlich liegt Ihr Fokus als Projektmanager vor allem auf der Fertigstellung der Liefergegenstände. Doch ist es für den Projekterfolg ebenfalls entscheidend, dass Sie auch Zeit und Energie für die Planung der gesamten Projektarbeit verwenden. Nur wenn Sie den Projektinhalt und -umfang richtig bestimmen, können Sie auch andere Planungen wie die der Projektkosten, der Kommunikation oder die des Personals fertigstellen. Erfahren Sie hier, wie Sie einen guten Plan für das Inhalts- und Umfangsmanagement in Projekten entwickeln.

Was beinhaltet das Inhalts- und Umfangsmanagement?

Vom Projektstart bis zur Beschreibung des Projektinhalts und -umfangs – das Inhalts- und Umfangsmanagement in Projekten bestimmt und leitet die gesamte Arbeit, die während des Projektes erledigt wird. Zum Projektinhalt und -umfang gehört nicht nur die Fertigstellung des Produktes, sondern vielmehr die komplette Planungsarbeit, die Projektarbeit an sich, das Überwachen und Steuern der Projektarbeit und der richtige Abschluss des Projektes. Den Inhalts- und Umfangsmanagement-Plan zu entwickeln, ist laut PMBOK® Guide einer von vier Planungsprozessen im Inhalts- und Umfangsmanagement. Dieser Plan hilft Ihnen letztendlich dabei, die Projektanforderungen, den Inhalt und Umfang und den Projektstrukturplan zu definieren.

Vom Projektauftrag bis zum Project Management Plan: Das ist Ihr Prozess-Input

Sie benötigen die folgenden Eingangswerte, damit Sie mit der Entwicklung des Inhalts- und Umfangsmanagement-Plans beginnen können:

  • Projektauftrag
  • Project Management Plan
  • Umweltfaktoren
  • Werte aus Unternehmensprozessen

Eine wichtige Rolle spielt der Projektauftrag, der den aktuellen Stand des Projektinhalts und -umfangs beinhaltet. Ist der Projektauftrag ein Ergebnis von Vertragsverhandlungen, enthält er wahrscheinlich bereits eine gut definierte Arbeitsbeschreibung. In anderen Fällen ist es wichtig, dass Sie die Inhalts- und Umfangsbeschreibung noch näher bestimmen.

Der Project Management Plan enthält unter anderem den Plan für das Inhalts- und Umfangsmanagement. Wenn es um dessen Entwicklung geht, sind also die bereits bestehenden anderen Teile des Project Management Plans ein wesentlicher Input in diesem Prozess. Es ist normal, dass zu Beginn des Projektes der Project Management Plan noch relativ grob definiert ist. Erst später in der Entwicklung werden die Pläne präziser. Was Sie aber bereits wissen und geplant haben, lassen Sie in den Plan für das Inhalts- und Umfangsmanagement mit einfließen.

Wie bei allen Planungsprozessen beeinflussen auch interne Umweltfaktoren wie die Unternehmenskultur und externe Umweltfaktoren wie Marktbedingungen den Prozess. Wie risikobereit ist das Unternehmen? Welche Maßstäbe setzt die Firma in puncto Qualität? Im  PMBOK® Guide finden Umweltfaktoren sehr oft Eingang in Prozesse.

Ähnlich häufig fließen Werte aus Unternehmensprozessen in die Entwicklung ein. Nutzen Sie zum Beispiel die folgenden:

  • Mustervorlagen
  • Richtlinien
  • Erfahrungswerte aus anderen Projekten
  • historische Daten
  • bestehende Projektmanagement-Methoden

Mit fachkundigem Rat zum Inhalts- und Umfangsmanagement-Plan

Wenn Sie alle bestehenden Informationen zusammengetragen haben, können Sie den Inhalts- und Umfangsmanagement-Plan erstellen. Holen Sie sich dazu neben Ihrem eigenen Fachurteil auch fachkundigen Rat von Experten, zum Beispiel von Ihren Teammitgliedern, ein. Im Einzelgespräch oder in Meetings mit allen Projektbeteiligten können Sie sich so dem Inhalt und Umfang des Projektes annähern. Gestalten Sie Ihre Meetings so effektiv wie möglich, indem Sie zum einen Informationen sammeln und andererseits auch Informationen verbreiten und ein leistungsstarkes Team zusammenstellen.

Der Inhalts- und Umfangsmanagement-Plan – das Detail entscheidet

Der gesamte Planungsprozess ist auf die Entwicklung des Inhalts- und Umfangsmanagement-Plans ausgerichtet. So ist dieser auch das wichtigste Ergebnis. Innerhalb des Project Management Plans gehört der Plan für das Inhalts- und Umfangsmanagement zu den bedeutendsten. Schließlich definiert er, wie Sie die Projektdetails und den Produktumfang immer wieder bestimmen, wie Sie den Projektumfang und die Liefergegenstände bewerten und den richtigen Projektabschluss erreichen. Wie detailliert der Inhalts- und Umfangsmanagement-Plan ist, hängt davon ab, wie ausführlich Projektinhalt und -umfang sind. Je klarer der Umfang definiert ist, desto enger ist der Inhalts- und Umfangsmanagement-Plan abgesteckt. Es ist wichtig, dass die Inhalts- und Umfangsbeschreibung auch klar definiert, was weder im Produktumfang noch im Projektumfang enthalten ist. Sonst kommt es zu Missverständnissen mit den Projektbeteiligten. Den Inhalts- und Umfangsmanagement-Plan benötigen Sie wiederum für weitere Planungsprozesse wie das Zusammenstellen der Anforderungen und das Entwickeln des Projektstrukturplans. Aber auch bei der Bewertung des Inhalts- und Umfangs, einem Ausführungsprozess, fließt der Plan für das Inhalts- und Umfangsmanagement ein.

Ein weiteres Ergebnis: der Plan für das Anforderungsmanagement

Nachdem Sie den Inhalt und Umfang des Projektes geplant haben, wissen Sie auch, wie die Produktanforderungen definiert, verfolgt und dokumentiert werden. Im Plan für das Anforderungsmanagement bestimmen Sie ebenfalls die Techniken, mit denen Sie die Anforderungen priorisieren, sowie die Kenngrößen für das Produkt. Den Anforderungsmanagement-Plan nutzen Sie ebenfalls als Input für den Prozess, bei dem Sie die Anforderungen zusammenstellen.

Nehmen Sie sich Zeit, den Projektinhalt und -umfang genau zu definieren. Damit können Sie einige Probleme innerhalb des Projektes von vornherein vermeiden. Wenn Sie sich bei der Planung nicht nur auf die Liefergegenstände konzentrieren, sondern auf die gesamte Arbeit während eines Projektes, schließen Sie alle weiteren wichtigen Planungen ebenfalls gut ab.