Die Expansion ins Ausland verspricht Wachstumschancen für Unternehmen, birgt aber auch ein hohes Risiko. Das internationale Umfeld stellt das gesamte Projektmanagement vor neue Herausforderungen: Andere gesellschaftliche Normen, Kommunikationsformen und Rechtssysteme sind zu beachten. Das unbekannte Terrain verunsichert viele Projektmitarbeiter. Deshalb sind hier besonders die Führungskompetenzen und Soft Skills des Projektleiters gefordert. Welche Faktoren für den internationalen Erfolg entscheidend sind, zeigt der folgende Beitrag.

Der internationale Projektmanager: ein flexibler Kosmopolit

Internationale Projekte sind für viele Projektmanager eine reizvolle Aufgabe: Dadurch können Sie sich fachlich weiterentwickeln und Erfahrungen mit anderen Kulturen sammeln. Gute Sprachkenntnisse sind dabei natürlich eine wichtige Voraussetzung, aber nicht ausreichend, um als internationaler Projektleiter erfolgreich zu sein. Wichtig sind auch die persönlichen Eigenschaften und Einstellungen: Sie sollten generell offen für Neues und Unbekanntes sein, bereit sein, auch einmal einen unkonventionellen Weg zu gehen und ein Gespür für das richtige Verhalten in anderen Kulturen haben. Denn Projekte im Ausland bringen auch die folgenden Herausforderungen mit sich:

  • verschiedene Qualifikationen der Projektbeteiligten (Arbeitskräfte im In- und Ausland)
  • unterschiedliche Qualitätsstandards in den Ländern
  • andere politische, rechtliche und gesellschaftliche Systeme
  • andere Kulturen und Sprachen
  • andere Business-Etikette und Kommunikationsformen
  • unterschiedliche Zeitzonen und große Entfernungen

Durch eine gute Vorbereitung und gewisse Grundregeln überwinden Sie diese Herausforderungen und führen auch internationale Projekte zum Erfolg.

Schaffen Sie eine gute Basis durch rechtliche und finanzielle Sicherheit

Gerade auf internationaler Ebene entstehen durch die interkulturellen Unterschiede leicht Missverständnisse. Deshalb ist es wichtig, dass Sie mit klaren Verträgen für eine solide Ausgangsbasis sorgen. Erst dann kann die Projektarbeit beginnen. Informieren Sie sich also rechtzeitig über die rechtlichen Besonderheiten am neuen Standort, bevor Sie einen Vertrag aufsetzen lassen. Vertragsverletzungen sind meistens teuer und gefährden die Expansionsabsichten. Prüfen Sie auch alle finanziellen Rahmenbedingungen des Projektes und treffen Sie verbindliche Festlegungen. Das verhindert, dass zum Beispiel nicht geplantes, zusätzliches Budget im Laufe des Projektes benötigt wird.

Informieren Sie sich umfassend über andere Kulturen und die Gegebenheiten vor Ort

Wenn Sie Projekte im Ausland durchführen möchten, bedeutet das, dass Sie sich auf eine möglicherweise komplett fremde Kultur einstellen müssen. Überlegen Sie also, bevor Sie ein internationales Projekt annehmen, ob Sie andere Werte, Religionen und Gesellschaftssysteme akzeptieren können. Ein negatives Bild der anderen Kultur kann die Projektarbeit behindern und das Projekt gefährden. Beschäftigen Sie sich deshalb im Vorfeld ausreichend mit den Gepflogenheiten. Besonders das Verständnis von Zeit unterscheidet sich weltweit. Die in Deutschland gepriesene Pünktlichkeit können Sie in anderen Ländern, wo Geduld eine Tugend ist, nicht voraussetzen. Beziehen Sie diese Unterschiede in Ihre Planungen mit ein. Auch klimatische Bedingungen sind nicht zu unterschätzen. Dauerfrost, tropische Hitze oder Überschwemmungen stellen für die Projektarbeit mitunter Hindernisse dar, die Sie nur durch eine gute Vorbereitung bewältigen können.

Sorgen Sie für eine transparente Projektorganisation

Wenn Mitarbeiter an mehreren Standorten in verschiedenen Länder zusammenarbeiten, ist eine gute Projektorganisation noch wichtiger als bei nationalen Projekten. Egal, ob es sich um große oder kleine Projekte handelt – wer wofür im Projekt zuständig ist, muss allen Projektbeteiligten klar sein. Deshalb ist es wichtig, dass Sie für jedes Aufgabengebiet Ansprechpartner festlegen und die Zuständigkeiten in einem Organigramm für jeden transparent darstellen. Achten Sie darauf, dass alle diese Kommunikationswege einhalten, da es sonst zu Überschneidungen und Nebenabsprachen kommt.

Legen Sie einheitliche Kommunikationsstandards fest

Eine gute Projektorganisation ist die Basis für eine funktionierende Projektkommunikation. Gerade wenn die internationalen Projektteams räumlich getrennt arbeiten und wenig persönlichen Kontakt zueinander haben, sind einheitliche Kommunikationsstandards essenziell. Damit Informationen nicht verloren gehen, legen Sie zum Beispiel fest, in welcher Form und wie oft die Regelkommunikation zwischen den Projektbeteiligten erfolgt und wie das Berichtswesen und die Dokumentation funktionieren. Bei internationaler Kommunikation ist außerdem eine gemeinsame Geschäftssprache wichtig. Besonders bei Konflikten und Störungen im Projektablauf zeigt sich, wie gut die Kommunikation funktioniert. Als Projektleiter bestimmen Sie am besten im Vorfeld, wie die Projektbeteiligten bei Problemen verfahren.

Wählen Sie die geeigneten Projektmitarbeiter aus

Ein Faktor für den Projekterfolg sind die Projektmitarbeiter. Wie bei nationalen Projekten gilt es auch bei internationalen Aufträgen, die geeigneten Personen für das Projektteam zu bestimmen. Neben den fachlichen Qualifikationen kommt es bei Auslandsprojekten besonders darauf an, dass die Mitarbeiter persönlich geeignet sind. Selbst die motiviertesten Mitarbeiter stoßen an ihre Grenzen, wenn sie auf unbekanntem Terrain mit Problemen und kulturellen Unterschieden konfrontiert werden. In diesen Situationen ist Ihre Unterstützung als Projektleiter gefragt.

  • Wählen Sie tolerante, aufgeschlossene und flexible Persönlichkeiten für den Auslandseinsatz aus.
  • Bereiten Sie diese sowohl fachlich als auch mental auf die Herausforderungen im Projekt vor.
  • Stehen Sie den Mitarbeitern während der Projektarbeit als Coach zur Seite.

Ein funktionierendes Projektmanagement ist die Voraussetzung für die Expansion ins Ausland. Nur so können Sie die Risiken minimieren und die besonderen Herausforderungen meistern. Wenn Sie    sämtliche kulturelle, gesellschaftliche, geografische und rechtliche Gegebenheiten in Ihre Planungen einbeziehen und auf eine gute Projektorganisation und -kommunikation achten, managen Sie auch internationale Projekte erfolgreich.