Wie Sie Ihre internationalen Projektmitarbeiter virtuell motivieren

Je besser Sie die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter kennen, desto gezielter können Sie sie motivieren. In internationalen Projektteams sind die Bedingungen dafür nicht ideal. Durch die räumliche Distanz fehlen zum Beispiel die persönliche Face-to-Face-Kommunikation und der informelle Kontakt. Oft kommunizieren die Teams nur virtuell miteinander – in Telefon- oder Videokonferenzen – und tauschen wenig Persönliches aus. Wie Sie trotzdem den Zusammenhalt des Teams fördern und die Teammitglieder motivieren, erfahren Sie im folgenden Beitrag.

Machen Sie sich ein Bild von der Arbeitsumgebung Ihrer Mitarbeiter

Wenn Sie ein internationales Projekt als Projektleiter übernehmen, gilt es, zu Beginn so viel wie möglich über Ihre Mitarbeiter zu erfahren. Kulturelle Unterschiede und die Arbeitsumstände vor Ort können die Motivation eines Mitarbeiters stark beeinflussen. Lernen Sie deshalb Ihr Team in einem persönlichen Kick-off-Meeting und ausführlichen Einzelgesprächen kennen. Bestenfalls haben Sie die Chance, sich vor Ort ein Bild von den Arbeitsbedingungen zu machen. Klären Sie ansonsten bei einem Telefonat, unter welchen Umständen die Teammitglieder arbeiten:

• Sitzen Ihre Mitarbeiter in einem lauten Großraumbüro oder arbeiten Sie vielleicht in einem Einzelbüro oder sogar im Homeoffice?
• In welchen Abteilungen oder lokalen Teams sind die Mitarbeiter eingebunden?
• Wo können Telefon- oder Videokonferenzen ungestört abgehalten werden?
• Verfügen die Mitarbeiter über freien Zugang zu technischen Geräten wie Kopierer, Scanner oder Drucker?
• Sind die technischen Voraussetzungen wie eine schnelle Internetverbindung gegeben?

Durch diese Informationen können Sie im Projektverlauf Meetings besser planen und Reaktionen der Teammitglieder einschätzen. Achten Sie darauf, dass Ihre Informationssammlung nicht wie ein Verhör wirkt. Erzählen Sie auch von Ihren Arbeitsbedingungen, damit das Eis bricht. Wenn sich das Teammitglied in seiner Arbeitsumgebung wohlfühlt, wird es motivierter sein.

Unterschiedliche Zeitzonen und lokale Feiertage: Wer ist wann erreichbar

Damit Sie virtuelle Teammeetings planen können, ist es wichtig, dass Sie sich einen Überblick über die regulären Arbeitszeiten und Pausenzeiten der Projektmitarbeiter verschaffen. Diese können in anderen Ländern variieren. Zusätzlich gilt es, Zeitverschiebungen durch unterschiedliche Zeitzonen einzukalkulieren, wenn Sie etwa auf eine E-Mail-Antwort warten. Auch lokale Feiertage sind für die Projektplanung von Bedeutung. Ein virtueller Teamkalender ist eine gute Möglichkeit, um Feiertage und Urlaubszeiten langfristig zu erfassen und vorausschauend zu planen. Gibt es große Zeitunterschiede zwischen den einzelnen Standorten Ihrer Projektmitarbeiter, lässt es sich meistens nicht vermeiden, dass gemeinsame virtuelle Meetings für einige am späten Abend oder frühen Morgen stattfinden. Finden Sie heraus, wie flexibel die einzelnen Mitarbeiter sind. Das betrifft auch Geschäftsreisen. Ist ein Teammitglied familiär stark eingebunden, ist es für denjenigen wahrscheinlich schwieriger zu verreisen.

Kommunikation ist in internationalen Projektteams besonders wichtig

In internationalen Projektteams kann es durch die kulturellen Unterschiede leicht zu Missverständnissen kommen. Der deutsche Kommunikationsstil ist sehr direkt und sachorientiert. In anderen Ländern ist eine vertrauensvolle Beziehung die Basis für eine gute Zusammenarbeit. Aufgrund dieser Unterschiede und der räumlichen Entfernung ist eine funktionierende Kommunikation umso wichtiger. Haben Ihre Mitarbeiter keine Auslandserfahrung oder noch nie in einem internationalen Projektteam gearbeitet, ist ein interkulturelles Training für die Sensibilisierung empfehlenswert. Sprechen Sie im Kick-off-Meeting über die kulturellen Unterschiede und legen Sie gemeinsame Kommunikationsregeln fest. Mitunter ist es auch notwendig, dass einige Mitarbeiter einen Sprachkurs besuchen, wenn zum Beispiel die Englischkenntnisse im Team sehr unterschiedlich ausgeprägt sind.

Kooperativ oder autoritär: Führungsstile sind international verschieden

Was Ihre Projektmitarbeiter von Ihnen als Führungskraft erwarten, ist von Land zu Land unterschiedlich. In Spanien und Frankreich ist ein autoritärer Führungsstil üblich, bei dem der Mitarbeiter klare Anweisungen erhält und in Entscheidungsprozesse nicht mit einbezogen wird. Für spanische und französische Mitarbeiter ist es also wenig motivierend, wenn sie Handlungs- und Entscheidungsspielraum haben, sondern vielmehr eine Führungsschwäche. In den skandinavischen Ländern, Großbritannien oder Amerika hat sich dagegen ein kooperativer Führungsstil durchgesetzt, bei dem die Mitarbeiter eigenverantwortlich arbeiten und an Entscheidungen stark beteiligt sind. Sicherlich können Sie Ihren Führungsstil nicht jedem Mitarbeiter anpassen. Doch dieses Hintergrundwissen hilft Ihnen, wenn Sie während der Projektarbeit auf Probleme stoßen. Im Kick-off-Meeting können Sie die Teammitglieder nach ihren Erwartungen an Sie als Projektleiter fragen:

• Wie häufig erwarten Ihre Mitarbeiter Meetings?
• Wie genau müssen die Vorgaben sein?
• Wie stark ist das hierarchische Denken ausgeprägt?
• Wie viel persönlichen Kontakt benötigen die Mitarbeiter?

Wie Sie das Teamgefühl stärken, wenn der informelle Austausch fehlt

Zusammenhalt im Projektteam entsteht häufig durch die informelle Kommunikation in der Cafeteria, im Raucherbereich oder am Kaffeeautomaten. Hierbei wird Privates ausgetauscht und die Teammitglieder lernen sich als Menschen besser kennen. In internationalen Projektteams entfällt diese Möglichkeit. Deshalb ist es wichtig, dass Sie möglichst jede Gelegenheit nutzen, um bei ein bisschen Small Talk mehr über Ihre Mitarbeiter als Menschen zu erfahren. Als Warm-up bei einem Meeting bieten sich immer Themen wie das vergangene oder anstehende Wochenende, das Wetter oder internationale Sportereignisse an. Geben Sie auch etwas von sich preis, damit Vertrauen entstehen kann.

Auch wenn räumliche Distanzen und kulturelle Unterschiede zwischen Ihnen und Ihren Projektmitarbeitern liegen, ist es möglich diese für die gemeinsame Projektarbeit zu motivieren. Sammeln Sie viele Informationen über die Teammitglieder und ihre Arbeitsbedingungen. Dann können Sie individuell auf ihre Bedürfnisse eingehen und bei Problemen rechtzeitig reagieren.