Obwohl es in internationalen Projektteams meist eine einheitliche Geschäftssprache gibt, sprechen die Teammitglieder trotzdem noch nicht automatisch „dieselbe Sprache“. Denn für eine gute Zusammenarbeit ist in vielen Ländern wichtiger, eine solide Beziehungsebene aufzubauen und zu pflegen. Für deutsche Projektmanager bedeutet das, dass sie anders kommunizieren müssen als bei nationalen Projekten. Lesen Sie hier, wie die Kommunikation in internationalen Projekten erfolgreich funktioniert.
Sachbezogener vs. personenbezogener Kommunikationsstil
Wer erfolgreich in einem internationalen Projektteam arbeiten möchte, muss sich bewusst sein, dass sich der deutsche sachbezogene Kommunikationsstil sehr vom Kommunikationsstil in vielen anderen Ländern unterscheidet. In Deutschland ist es üblich, im Geschäftsleben schnell „zum Punkt zu kommen“. Ungern wird Zeit mit Small Talk und privaten Themen „verschwendet“. Denn was hier zählt, sind vor allem Fakten und Ergebnisse. Deutsche Geschäftsleute können die Sache gut von der Person trennen. Als Zeichen der Wertschätzung gehört es hierzulande dazu, Kritik offen zu äußern. Aufrichtigkeit und Geradlinigkeit sind in der deutschen Kultur wesentliche Werte.
Ob in Frankreich, Großbritannien, Indien oder im arabischen Raum – in vielen Ländern weltweit spielt dagegen die Beziehungsebene eine wichtigere Rolle, auch im Geschäftsleben. Bevor eine vertrauensvolle Zusammenarbeit möglich ist, ist es wichtig, die andere Person kennenzulernen. Persönliche Informationen und ein aufrichtiges Interesse am Gesprächspartner sind Voraussetzungen für den Aufbau einer internationalen Geschäftsbeziehung. Offene Kritik gilt in personenbezogenen Kulturen als unhöflich.
Bei diesen Gegensätzen wird deutlich, dass der sachorientierte Kommunikationsstil Menschen anderer Nationalitäten vor den Kopf stoßen kann. Häufig empfinden sie die deutsche Art der Kommunikation als bestimmend und herabsetzend. In einem internationalen Projektteam kann das dazu führen, dass die Kooperationsbereitschaft und Motivation sinken. Deshalb sind Geduld und ein Gespür für die interkulturellen Unterschiede für den Erfolg eines internationalen Projektmanagers entscheidend.
Wie Sie Ihre Wertschätzung zeigen
Auf internationaler Ebene ist es besser, immer etwas höflicher zu sein als in Deutschland. Nutzen Sie deshalb im Englischen den Konjunktiv II der Höflichkeit:
- Könnten Sie bitte … (Could you please …)
- Würde es Ihnen etwas ausmachen, … (Would you mind …)
Die Worte „Bitte“ und „Danke“ werden international häufiger gebraucht als in der deutschen Geschäftskommunikation. In anderen Ländern ist es üblich, Anweisungen und Befehle indirekter zu formulieren – als Frage oder Bitte. Fordern Sie niemanden ohne ein „please“ zu etwas auf. Am Ende einer E-Mail ist ein „Thanks in advance“ ratsam.
Begründen Sie Ihre dringenden Anliegen
In Deutschland werden Anweisungen von Vorgesetzten oder Aufforderungen unter Kollegen oft schnörkellos in einem Satz ohne jegliche Begründung erteilt, gern auch per E-Mail. Mit dieser knappen Art der Kommunikation stoßen Sie in einem internationalen Projektteam bei manchem Mitarbeiter auf taube Ohren. Selbst wenn Ihr Anliegen dringend ist, ist es wichtig, dass Sie trotzdem auf die höfliche Formulierung als Bitte oder Frage achten und vor allem einen Grund für die Dringlichkeit benennen. Teilen Sie der anderen Person mit, warum es für Sie bedeutend ist, dass die Angelegenheit bis zu einem gewissen Zeitpunkt erledigt ist. Wenn Sie dazu zum Telefonhörer greifen, anstatt eine E-Mail zu versenden, wird der internationale Mitarbeiter oder Kollege eher motiviert sein, Ihrer Aufforderung nachzukommen. Im Gegenzug können Sie auch kommunizieren, wenn etwas nicht überaus dringend ist. Sonst werden Ihre „dringenden Angelegenheiten“ möglicherweise irgendwann als Floskel wahrgenommen.
Small Talk als wichtiger Türöffner
Bei Veranstaltungen und anderen öffentlichen Auftritten ist es auch in Deutschland wichtig, Small Talk zu halten. Bei der täglichen Arbeit verzichten viele aber darauf, da sie keine Zeit verschwenden und schnell zur Sache kommen möchten. In der internationalen Kommunikation ist Small Talk ein Teil der normalen Geschäftskommunikation und ein wichtiger Türöffner. Wenn Sie also mit einem Teammitglied telefonieren, reden Sie zum „Aufwärmen“ zunächst über unverfängliche Themen, zum Beispiel:
- Wetter
- Urlaub
- Wochenende
- Freizeitaktivitäten
- Hobbys
Danach können Sie zum Sachthema übergehen. Gerade zu Beginn des Projektes ist es besser, wenn Sie öfter ein Telefonat führen, als eine E-Mail zu senden.
So üben Sie indirekt Kritik
Wahrscheinlich ist Ihnen bereits aufgefallen, dass in anderen Ländern, zum Beispiel in Großbritannien, sehr oft das Wort „sorry“ benutzt wird. Das bedeutet nicht, dass sich die Briten ständig entschuldigen. Vielmehr drücken sie damit aus, dass ihnen etwas leid tut. Für die Beziehungsebene ist ein „sorry“ von Vorteil, wenn Sie Deadlines durchsetzen möchten oder dringende Anliegen vorbringen. Damit zeigen Sie, dass Sie den anderen als Mensch sehen.
Auch in internationalen Projektteams ist es manchmal notwendig, dass Sie Kritik an Ihren Mitarbeitern üben. Es kommt nur darauf an, dass Sie es nicht so direkt und offen tun, wie Sie es in Deutschland machen würden. Wenn Sie unzufrieden mit der Arbeit eines Teammitgliedes sind, sprechen Sie persönlich mit ihm. Vermitteln Sie ihm dabei, was sein Verhalten für das Projekt und für Sie bedeutet. Erteilen Sie ihm keine Ratschläge, sondern fragen Sie ihn, wie Sie ihn unterstützen können, damit er seine Leistungen verbessern kann. Kommunizieren Sie den Wunsch nach einer besseren Zusammenarbeit.
Als Projektmanager eines internationalen Projektteams ist es wichtig, dass Sie von dem in Deutschland üblichen sachbezogenen Kommunikationsstil zu einem personenbezogenen Kommunikationsstil übergehen. Wenn Sie Zeit in den Aufbau der Beziehung zu Ihren Mitarbeitern investieren und Anweisungen oder Kritik gut „verpacken“, schaffen Sie die wesentlichen Voraussetzungen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.
Hinterlasse einen Kommentar