Projekthandbücher, Statusberichte oder Trainingsdokumentationen: Damit alle Projektbeteiligten ausreichend informiert sind, ist im Projektmanagement eine umfassende schriftliche Kommunikation entscheidend. Wenn die Texte für den Leser allerdings nicht eindeutig verständlich sind, kommt es zu Missverständnissen, die den Erfolg des Projektes gefährden. Lesen Sie hier, wie Sie klare Texte formulieren.
Gute Texte folgen einfachen Regeln
Gute, verständliche Texte sind eigentlich ganz einfach – im wahrsten Sinne des Wortes. Doch viele Menschen machen es ihren Lesern schwer, ihre Texte zu verstehen. Zu lange Sätze gespickt mit Substantivierungen und Fremdwörtern lassen mehr Fragen entstehen, als dass sie für Klarheit sorgen. Gerade in der Projektkommunikation ist es wichtig, dass Sie die Leser der Dokumente schnell und eindeutig informieren. Wenn Sie auf ein paar Regeln achten, werden Ihre Texte klarer und verständlicher.
Kurze Sätze: Eine Botschaft in einem Satz
Ein häufiger Fehler sind ellenlange Sätze, die aus mehreren Nebensätzen bestehen und über vier bis fünf Zeilen verlaufen. Meistens sind sie grammatikalisch nicht korrekt. Viel schlimmer ist allerdings, dass sie der Leser nicht beim ersten Lesen versteht, sondern mehrfach lesen muss. Selbst dann besteht immer noch die Gefahr, dass er den Sinn nicht so erfasst hat, wie es der Autor beabsichtigt hatte. Deshalb ist es wichtig, dass Sie die Sätze so kurz wie möglich halten und wenig Nebensätze verwenden. Die Regel lautet: Eine Botschaft beziehungsweise ein Gedanke gehört in einen Satz.
- Formulieren Sie die Kernbotschaften in jeweils einem Satz.
- Überlegen Sie sich die logische Reihenfolge der Sätze anhand von Ursache und Wirkung oder der Abfolge von Ereignissen.
- Verbinden Sie ab und zu auch Sätze miteinander, die in Zusammenhang stehen.
Achten Sie darauf, dass Sie nicht nur kurze Sätze aneinanderreihen. Dann hat der Text keinen Rhythmus und klingt abgehackt. In einem Text, der sich flüssig liest, wechseln sich kurze und längere Sätze ab.
Schreiben Sie aktiv und bringen Sie Leben in Ihren Text
Behörden oder Universitäten verwenden häufig eine passive Schreibweise, um Prozesse und Handlungen zu beschreiben. Für den Leser sind diese oft schwerfälligen Texte nicht leicht zu verstehen, da viele Konstruktionen aus dem Hilfsverb „werden“ und Partizip II auftauchen. Lebendiger und verständlicher wirken Sätze, wenn Sie sie im Aktiv formulieren – ganz nach dem Motto: Wer macht was für wen?
- Passiv: „Der Vorgang A wird von Mitarbeiter X durchgeführt.“
- Aktiv: „Mitarbeiter X führt Durchgang A durch.“
Dem Leser fällt es leichter, Personen und Handlungen in einen Zusammenhang zu bringen. Aktivsätze sind zudem informativer, da der Autor Personen klar benennen muss und sie nicht durch schwammige Formulierungen ersetzen kann. In Texten mit sehr vielen technischen Inhalten gibt es mitunter keine handelnden Personen, sondern nur Systeme, Methoden oder Werkzeuge. Dadurch treten Passivkonstruktionen hier häufiger auf. Durch Umformulierungen können Sie aber deren Anzahl reduzieren. Gegenstände oder Vorgänge lassen sich zum Beispiel durch die Verben „erfolgen“ und „sich lassen“ personalisieren, wodurch Aktivsätze entstehen. Verwenden Sie auch Formulierungen wie „Mit Tool X ist es möglich, den Kostenfortschritt zu erfassen“ anstelle von „Mit Tool X wird der Kostenfortschritt erfasst“.
Verwenden Sie Verben statt Substantivierungen
Ein weiteres Merkmal wissenschaftlicher und behördlicher Texte sind Substantivierungen. Dabei werden Verben zu Substantiven gemacht, die dann etwa auf -ung, -keit und -heit enden. Das folgende Beispiel verwendet den bereits genannten Passiv und eine Substantivierung des Verbs „durchführen“:
- Die Durchführung des Vorgangs A wird von Mitarbeiter X vorgenommen.
Vermeiden Sie Substantivierungen, da sie Inhalte unnötig verkomplizieren, sodass es schnell zu Missverständnissen kommt. Verben machen einen Text beweglicher und verständlicher. Wenn Sie Verben verwenden, vermeiden Sie gleichzeitig die bereits genannten Passivkonstruktionen.
Verzichten Sie auf Füll- und Fremdwörter
Stellen Sie sich beim Schreiben vor, wie Sie den Text einem Bekannten erzählen würden. Damit umgehen Sie den wissenschaftlichen und behördlichen Schreibstil. Achten Sie allerdings darauf, dass Sie nicht die für das Reden typischen Füllwörter einbauen. Das macht die Sätze unnötig lang. Ohne Füllwörter wie „gewissermaßen“, „eigentlich“ oder „ganz besonders“ werden Ihre Sätze schneller und anschaulicher.
Verzichten Sie auf Fremdwörter, wenn sie nicht allgemein verständlich sind. Versuchen Sie ebenso, unternehmenseigene Floskeln und Insider-Begriffe zu vermeiden. Damit klingt Ihr Text nur im ersten Moment besser. Erklären Sie auch Fachbegriffe, wenn es für die Zielgruppe des Textes notwendig ist. Die Verständlichkeit ist in der Projektkommunikation das oberste Ziel.
Es sind nur wenige Regeln, die Sie für gut lesbare, verständliche Texte beachten müssen. Wenn Sie kurze Aktivsätze mit vielen Verben verwenden, verbessern Sie die schriftliche Kommunikation mit den Projektbeteiligten bereits enorm.
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