Ob bei Konflikten in Teams, mit Kunden und Geschäftspartnern oder bei Firmenumstrukturierungen – wenn die Fronten verhärtet sind, bleibt meist nur noch die Mediation als Instrument der Konfliktlösung. Sie hat hohe Erfolgschancen, weil eine Win-Win-Situation angestrebt wird und damit ein positives Klima zwischen den Konfliktparteien wieder möglich ist. Erfahren Sie mehr über die Aufgaben eines Mediators und die verschiedenen Phasen der Mediation.

Was bedeutet Mediation?

Der Begriff Mediation stammt aus dem Lateinischen und steht für Vermittlung. In einem akuten Konflikt unterbricht die Mediation den Teufelskreis aus gegenseitigen Anschuldigungen und dem Verharren auf der jeweils eigenen Position. Es geht dabei darum, die Konfliktparteien wieder zu Gesprächen zusammenzuführen und eine gemeinsame Lösung zu erarbeiten. Neben den sachlichen Inhalten spielen bei der Mediation auch die Gefühle der Beteiligten eine Rolle. Für die Konfliktlösung sind die Konfliktparteien verantwortlich. Der Mediator ist neutral und vermittelt nur zwischen den verschiedenen Perspektiven. Die Mediation ist effizient, weil sie die Bedürfnisse aller Beteiligten berücksichtigt. Zudem kann sie sofort als unbürokratisches Mittel zur Konfliktlösung eingesetzt werden.

Genau wie beim Harvard-Prinzip gibt es zu Beginn der Mediation zunächst viele Konfliktthemen, die es zu sortieren und strukturieren gilt. Gegenseitiges Verständnis kann nur entstehen, wenn die Mediation die Interessen und Bedürfnisse aufdeckt, die hinter den Konfliktthemen stecken. Dann können die Parteien gemeinsam verschiedene Lösungswege entwickeln und sich für eine Alternative entscheiden.

Wann eine Mediation sinnvoll ist

Eine Mediation ist nicht in jeder Konfliktsituation als Mittel geeignet. Es sind bestimmte Voraussetzungen nötig, damit ein Mediator helfen kann. Wenn sich aus einem Konflikt inzwischen mehrere Konflikte entwickelt haben und die Situation so festgefahren ist, dass die Konfliktparteien nur noch aggressiv oder gar nicht mehr miteinander sprechen, ist Mediation die richtige Wahl. Bei einmaligen Auseinandersetzungen, bei denen die Beteiligten noch sachlich kommunizieren, ist eine Mediation dagegen nicht notwendig. Eine wesentliche Bedingung ist ebenso, dass die Parteien gewillt sind, eine gemeinsame Lösung zu erzielen und die Mediation zum Beispiel der juristischen Auseinandersetzung vorziehen. Eine Mediation funktioniert auch nur, wenn es keine Unterschiede in der Hierarchie gibt. Zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern ist eine Mediation daher nicht möglich.

Die Aufgaben eines Mediators

Als neutrale dritte Person unterstützt der Mediator die Konfliktparteien bei der Problemlösung. Er ist nicht für das Ergebnis der Verhandlungen zuständig, sondern schafft die idealen Rahmenbedingungen für eine Einigung. Damit übernimmt ein Mediator unterschiedliche Rollen und Aufgaben:

Motivator: Er erhält die Motivation, die die Konfliktparteien mitbringen müssen, auch während der mitunter anstrengenden Lösungsfindung aufrecht. Der Mediator regt die Beteiligten zur aktiven Mitarbeit an.

Moderator: Er leitet die Gespräche zwischen den Konfliktparteien und gibt ihnen einen strukturierten Ablauf. Der Mediator achtet zum Beispiel darauf, dass alle Beteiligten die gleiche Redezeit erhalten und damit gleichermaßen zu Wort kommen.

Kommunikator: Er sorgt für eine faire Kommunikation, die ohne Hilfe von außen zwischen den Konfliktparteien nicht mehr möglich ist. Dazu gehört die Einhaltung der Spielregeln und gegenseitiges Zuhören und Respekt füreinander.

Vermittler: Er hilft den Konfliktparteien dabei, ihre unterschiedlichen Sichtweisen zu artikulieren und gegenseitig zu verstehen.

Für diese Funktion sind nur Personen geeignet, die in der Lage sind, sich in andere Menschen einzufühlen und die umfangreiches Wissen über die Funktionsweise der Kommunikation mitbringen.

Die Phasen der Mediation

Eine Mediation verläuft planmäßig in Phasen, aber nicht immer geradlinig. Währenddessen können neue Konflikte auftauchen oder die Konfliktparteien machen Rückschritte. Bevor Sie als Mediator tätig werden können, benötigen Sie umfangreiche Informationen. Dafür sollten Sie mit den beteiligten Parteien zunächst einzelne Gespräche führen.

Phase 1: Bei einem ersten gemeinsamen Treffen klären Sie die Parteien über Ihre Rolle und Aufgaben als Mediator auf, machen das Ziel und die Grenzen der Mediation deutlich und fassen das Besprochene in einem „Mediationsvertrag“ zusammen, den die Beteiligten unterschreiben. Vereinbaren Sie auch einen Termin für das nächste Treffen. Für den gesamten Mediationsprozess sind zwischen drei und zehn Sitzungen üblich.

Phase 2: Im zweiten Treffen erarbeiten Sie gemeinsam mit den Konfliktparteien eine Liste zu den Konfliktthemen. Jede der Parteien hat die Möglichkeit, ihre Sichtweise gleichermaßen darzustellen. Notieren Sie die Themen zum Beispiel auf einem Flipchart und ordnen Sie sie in einer Problemmatrix nach Priorität und dem Schwierigkeitsgrad der Lösung. Damit erhalten alle einen besseren Überblick über die bestehenden Probleme.

Phase 3: In einem weiteren Gespräch geht es darum, die Bedürfnisse und Interessen der Beteiligten sichtbar zu machen, damit die Parteien ihren eigenen und den anderen Standpunkt besser verstehen können. Dazu gilt es, die Beteiligten zu ermutigen, offen über ihre Gefühle zu sprechen. Das fällt den meisten Personen nicht leicht. Doch nur wenn die Parteien einander zuhören und Verständnis füreinander aufbringen können, werden sie zu einer gemeinsamen Lösung bereit sein.

Phase 4: Wenn die unterschiedlichen Interessen und Bedürfnisse allen klar und verständlich sind, können Sie in der vierten Phase den Parteien dabei helfen, viele verschiedene Lösungswege zu finden. Halten Sie die Vorschläge der Beteiligten in einer Ideenmatrix fest und stellen Sie bei Bedarf Fragen, um sie zu ermutigen. Bringen Sie keine eigenen Ideen ein, da es hierbei um die spätere Akzeptanz der Lösungswege geht. Bei diesem Brainstorming findet noch keine Bewertung der Ideen statt.

Phase 5: Nun gilt es, die Vor- und Nachteile der einzelnen Lösungswege zu analysieren und die bestmögliche Lösung zu finden. Damit ist die Alternative gemeint, die den größtmöglichen Nutzen und den kleinstmöglichen Schaden für alle Beteiligten hat. Es ist sehr unterschiedlich, wie schnell sich die Parteien einigen können. Mitunter kann eine Vertagung der Entscheidung hilfreich sein. Halten Sie den Lösungsweg, für den sich die Beteiligten entschieden haben, in einer Einigungsvereinbarung schriftlich fest. Diese Beschlüsse sind von den Konfliktparteien zu unterschreiben, damit der Wille zur Umsetzung deutlich wird.

Mediation kann in festgefahrenen Konfliktsituationen das einzige wirksame Mittel sein. Wenn Sie als Mediator die Rahmenbedingungen für Gespräche zwischen den Konfliktparteien schaffen und die Beteiligten den Willen zur Einigung haben, werden die Konfliktparteien gemeinsam eine für alle zufriedenstellende Lösung finden.