Mitarbeitergespräche gehören weder bei Vorgesetzten noch Mitarbeitern zu den beliebtesten Disziplinen und kommen im Tagesgeschäft mitunter zu kurz. Dabei hat dieses wichtige Führungsinstrument für beide Seiten viele Vorteile. Nur durch Gespräche entsteht eine gute Zusammenarbeit mit Ihren Angestellten. Hier erfahren Sie, wie Sie als Vorgesetzter profitieren und ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch vorbereiten.

Diese Vieraugengespräche sind für Führungskräfte eine wichtige Aufgabe und in der Regel nicht auf andere Mitarbeiter wie die Personalabteilung übertragbar. Personalverantwortliche oder auch Betriebsratsmitglieder nehmen eher in Ausnahmefällen daran teil. Mitarbeitergespräche erfolgen anlassbezogen, zum Beispiel bei der Einführung neuer Mitarbeiter, aber auch regelmäßig wie bei Jahresgesprächen. Deshalb haben sie auch immer eine ganz bestimmte Zielstellung.

Welchen Nutzen Sie aus einem Mitarbeitergespräch ziehen

Das Hauptziel der Mitarbeitergespräche ist, gegenseitiges Vertrauen und Verständnis füreinander zu schaffen. Wenn Sie dadurch Probleme und Missverständnisse frühzeitig abbauen, ist im Tagesgeschäft ein ganz anderer Umgang miteinander möglich. Nutzen Sie ein Mitarbeitergespräch, um Ihre Mitarbeiter rechtzeitig zu informieren. So vermeiden Sie, dass Gerüchte unter den Angestellten und gegenseitiges Misstrauen entstehen. Wenn sich Ihre Mitarbeiter gut „mitgenommen“ fühlen, können Sie auch anstehende Umstrukturierungen oder personelle Veränderungen besser durchsetzen. Die Beschäftigten identifizieren sich viel stärker mit den Unternehmensprozessen und gemeinsamen Lösungen, wenn sie daran beteiligt sind. Sie sind eher bereit, Verantwortung zu übernehmen und sich zu engagieren. Mitarbeitergespräche dienen also auch der Motivation.

Mögliche Hemmnisse: Das verhindert ein erfolgreiches Gespräch

Bei allen Vorteilen bleibt das Mitarbeitergespräch ein Gespräch zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter. Diese Rollenverteilung lässt sich nicht leugnen. Dabei besteht die Gefahr, dass Beschäftigte sich nicht trauen, offen mit ihrem Chef zu sprechen. Sie halten ihre ehrliche Meinung oftmals zurück, weil sie negative Auswirkungen fürchten. Mitunter haben sie auch das Gefühl, dass alle Entscheidungen bereits im Vorfeld getroffen wurden und das Gespräch nur noch „reine Formsache“ ist. Manche Vorgesetzte verstärken dieses Gefühl, indem sie ihre Mitarbeiter nur wenig zu Wort kommen lassen. Dann hat das Mitarbeitergespräch wenig Sinn und wird für beide Parteien nicht zu einem guten Ergebnis führen.

Unterschätzen Sie auch nicht die Gefühlsebene, die bei jeder Art von Kommunikation angesprochen wird. Sachliche Argumente sind wichtig, entscheidend ist aber letztendlich die Beziehung zueinander – auch in der Arbeitswelt. Sprechen Sie also immer von Mensch zu Mensch mit Ihren Mitarbeitern. Dann überzeugen Sie auch auf der sachlichen Ebene.

 Auch wenn Mitarbeiter ebenfalls Gespräche anregen können, sind Sie als Führungskraft für einen erfolgreichen Ausgang des Gespräches verantwortlich. Bringen Sie genügend Zeit und Geduld mit, hören Sie Ihrem Mitarbeiter zu und nehmen Sie seine Einwände und Ideen ernst.

Finden Sie eine gemeinsame Sprache

Selbst wenn Sie alles richtig machen, gibt es keine Garantie, dass das Gesagte auch bei Ihren Mitarbeitern gut ankommt. In der Kommunikationspsychologie heißt es: Der Empfänger bestimmt die Botschaft. Sie können etwas für Sie Eindeutiges sagen und doch versteht es Ihr Gegenüber ganz anders. Störungen der Kommunikation entstehen zum Beispiel, wenn Sie Fachbegriffe oder Fremdwörter einsetzen, mehrdeutige Wörter benutzen, Wissen und Erfahrungen voraussetzen oder Ihre Mimik und Gestik missverständlich interpretiert wird. Im Mitarbeitergespräch finden Sie eine gemeinsame Sprache, indem Sie zuhören, bei Bedarf nachfragen und sich gegenseitig mitteilen, was Sie verstanden haben. Achten Sie dabei auch auf Ihre Körpersprache und Sprechweise. Damit senden Sie wichtige Signale.

Bereiten Sie ein Mitarbeitergespräch gut vor

Im Gegensatz zum Tagesgeschäft, wo die Kommunikation häufig ad hoc stattfindet, ist bei einem Mitarbeitergespräch eine gute Vorbereitung wichtig. Das beginnt schon mit der Einladung des Mitarbeiters. Je nach Anlass teilen Sie ihm mündlich oder schriftlich rechtzeitig den Termin sowie Ort und Anlass des Gespräches mit. So hat auch er die Chance, sich ausreichend vorzubereiten. Vielleicht stellen Sie ihm sogar einen Fragenkatalog als Hilfe zur Verfügung. Als Ort sind sowohl Besprechungsräume als auch Ihr Büro geeignet. Wichtig ist nur, dass Sie dort die nötige Ruhe haben und nicht durch das Tagesgeschäft gestört werden.

Bereiten Sie neben dem Organisatorischen auch den Inhalt des Gespräches vor. Schließlich dient das Mitarbeitergespräch einem bestimmten Zweck. Überlegen Sie sich genau, was Ihr Ziel der Unterredung ist. Der Mitarbeiter verfolgt sicherlich ein anderes. Am Ende haben alle Beteiligten ein gutes Gefühl, wenn beide etwas erreicht haben. Deshalb ist es hilfreich, dass jeder für sich Minimal- und Maximalziele sowie alternative Ziele formuliert. So haben Sie während des Gespräches einen Verhandlungsspielraum und am Ende beide einen gewissen Erfolg.

Tipps für ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch

 Es gibt kein festes Muster für eine erfolgreiches Gespräch. Aber Sie erhöhen die Chance darauf, wenn Sie diese einfachen Tipps beachten:

  • Setzen Sie den Termin langfristig. So können Sie und Ihr Mitarbeiter sich ausreichend vorbereiten.
  • Kommunizieren Sie den Gesprächsanlass bereits mit der Einladung.
  • Wählen Sie einen ruhigen Ort und vermeiden Sie Störungen.
  • Lassen Sie Ihrem Mitarbeiter ebenfalls genügend „Redezeit“.
  • Nutzen Sie nicht Ihre Position als Vorgesetzter aus. Bemühen Sie sich um einen partnerschaftlichen Austausch.
  • Nutzen Sie das Gespräch zur Entscheidungsfindung, nicht nur als Alibi.

Sehen Sie das Mitarbeitergespräch als Chance, eine gute Beziehung zu Ihren Mitarbeitern aufzubauen. Wenn Sie diese wichtige Führungsaufgabe wahrnehmen und sich entsprechend darauf vorbereiten, stärkt das die vertrauensvolle Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen.