Als Projektmanager sitzt Ihnen die Deadline meistens schon im Nacken, bevor Sie überhaupt wissen, wie lange die Ausführung eines Projektes dauert. Deshalb ist gerade bei komplexen Projekten ein präziser Zeitplan für alle anfallenden Tätigkeiten unerlässlich. Mit einem Netzplan können Sie vorgegebene Termine einhalten und die Projektzeit verkürzen. Lesen Sie hier, wie Sie dieses Planungsinstrument entwickeln.

Eine Voraussetzung für den realistischen Zeitplan ist die Aufgabenplanung. Mit dem Projektstrukturplan haben Sie alle notwendigen Aufgaben innerhalb eines Projektes erfasst. Die zeitliche Abfolge der Tätigkeiten stellt nun der Netzplan grafisch übersichtlich dar.

Die Reihenfolge der Tätigkeiten bestimmt die Projektdauer

Bei kleineren Projekten mag es Ihnen noch gelingen, die Dauer einzelner Aufgaben und deren Abfolge im Kopf zu kalkulieren. Bei komplexeren Projekten mit vielen einzelnen Komponenten benötigen Sie eine Technik, die Ihnen bei der realistischen Planung und Optimierung hilft. Denn die Projektdauer kann stark variieren, weil sie von der Reihenfolge der einzelnen Tätigkeiten abhängt. Ein Projekt mit zwölf Tätigkeiten, die jeweils einen Tag dauern, kann nach einem Tag fertiggestellt sein oder nach zwölf Tagen – je nachdem, ob alle Tätigkeiten parallel oder nacheinander ablaufen. Vielleicht sind es auch nur einzelne Tätigkeiten, die gleichzeitig erledigt werden können. Dann liegt die Projektdauer zwischen einem Tag und zwölf Tagen.

Aus diesen Komponenten besteht der Netzplan

So komplex das Projekt auch erscheinen mag, im Prinzip gibt es nur drei wesentliche Komponenten.

  • Vorgänge: Das sind alle zu erledigenden Tätigkeiten, die eine bestimmte Dauer haben. Beschreiben Sie diese mit aktiven Verben.
  • Meilensteine: Zu Beginn und am Ende eines Vorgangs oder nach einem Aufgabenpaket fügen Sie wichtige Punkte innerhalb Ihres Projektes als Meilensteine ein.
  • Vorgangsdauer: Die Zeit, die Sie für eine Tätigkeit benötigen, hängt unter anderem davon ab, wie viele Personen parallel daran arbeiten.

Wovon sind die einzelnen Tätigkeiten abhängig?

Damit Sie eine sinnvolle Reihenfolge für alle Tätigkeiten festlegen können, schauen Sie sich die einzelnen Aufgaben aus Ihrem Projektstrukturplan näher an. Überlegen Sie, welche Abhängigkeiten es eventuell zwischen den Vorgängen gibt. Mitunter bestehen gesetzliche Voraussetzungen wie Zertifikate oder Zulassungen, bevor Sie mit bestimmten Tätigkeiten beginnen können. Auch Vorschriften im Unternehmen beeinflussen die Reihenfolge. Wenn zum Beispiel der Geschäftsführer oder Gremien zunächst über bestimmte Meilensteine befinden, ist dies im Netzplan zu beachten. Dazu kommen ganz logische Abhängigkeiten, wenn Sie es etwa als effektiver betrachten, einen bestimmten Vorgang vor einem anderen zu erledigen.

Sobald Sie sich über die Beziehungen der Vorgänge untereinander im Klaren sind, bestimmen Sie für jede einzelne Tätigkeit die vorher notwendige – also den Vorgänger eines Vorgangs. Konzentrieren Sie sich dabei darauf, welche Vorgänge nacheinander ablaufen müssen und welche parallel möglich sind. Denken Sie hier weniger daran, dass die für die Tätigkeiten benötigten Personen jeweils nur einen Vorgang erledigen können. Wenn Sie die Effektivität der parallel laufenden Vorgänge anhand des Netzplanes darstellen, erhalten Sie möglicherweise noch zusätzliche personelle Ressourcen für das Projekt.

So entwickeln Sie den Netzplan

Indem Sie die Vorgänger für jeden Vorgang bestimmt haben, haben Sie bereits den ersten Schritt auf dem Weg zu Ihrem Netzplan gemacht. Folgende Schritte sind danach notwendig:

  • Ermitteln Sie nun die Dauer der einzelnen Vorgänge und halten Sie diese, genau wie die Vorgänger, am besten in einer Übersicht (Tabelle) fest.
  • Mithilfe der Informationen aus Ihrer Übersicht zeichnen Sie den Netzplan. Beginnen Sie nach dem Ereignis „Start“ mit dem Vorgang, der keinen Vorgänger hat. Dann nehmen Sie davon ausgehend die Vorgänge ins Visier, die laut Ihrer Tabelle den ersten Vorgang als Vorgänger bezeichnen. So fahren Sie fort, bis Sie das Ereignis „Ende“ erreicht haben. Nutzen Sie zum Beispiel Rechtecke oder Ellipsen, um die Ereignisse und Vorgänge darzustellen. Verbinden Sie diese jeweils durch Pfeile.
  • Tragen Sie alle Termine für Zwischenergebnisse und das Gesamtprojekt (Deadline) zusammen.
  • Überprüfen Sie anhand des Netzplanes, inwiefern Sie die Termine mit Ihrer Zeitplanung einhalten können. Durch die festgelegte zeitliche Abfolge der Vorgänge und deren Dauer erkennen Sie, wie lange bestimmte Meilensteine und das Projekt insgesamt dauern.
  • Ermitteln Sie aus Ihrem Netzplan die Pufferzeiten, die sich aus den sogenannten nicht-kritischen Pfaden ergeben. Das sind die aufeinanderfolgenden Vorgänge, mit denen das Projekt in kürzester Zeit fertiggestellt wird. Im Vergleich dazu dauert die Folge der Vorgänge, die den kritischen Pfad beschreiben, am längsten.
  • Falls die Deadline des Projektes mit Ihrer Zeitplanung realisierbar ist, ist die Planungsarbeit hiermit beendet. Ansonsten besteht für Sie die Herausforderung, Ihren Netzplan zu optimieren.

Wie Sie vorgegebene Termine einhalten

Wenn Sie das Projekt in weniger Zeit planen müssen, als bisher in Ihrem Netzplan vorgesehen ist, schauen Sie sich zunächst Ihre Zeitschätzung genauer an. Haben Sie die einzelnen Tätigkeiten bis in die kleinste Komponente gegliedert? Können Sie dadurch die Dauer gut genug beurteilen? Wie bewerten andere Projektbeteiligte Ihre Annahmen? Überlegen Sie auch, ob Sie nicht einzelne Aufgaben vielleicht besser outsourcen. Ein interner Wechsel des Projektpersonals ist eine weitere Chance. Qualifiziertere oder erfahrenere Mitarbeiter führen Aufgaben schneller und sicherer aus. Überprüfen Sie die Möglichkeit, zwei oder mehrere Vorgänge parallel erledigen zu lassen. Damit können Sie die Projektzeit verringern. Es besteht allerdings auch die Gefahr, dass Sie Tätigkeiten wiederholen müssen. Dieses „kreative“ Planen erfordert ebenso mehr Planungszeit, weil Sie alles noch genauer als vorher betrachten.

Eine präzise Zeitplanung ist also die wichtigste Voraussetzung, damit Sie Deadlines für Projekte einhalten können. Investieren Sie Zeit und Energie in einen umfassenden Netzplan. Dann planen Sie Projekte termingerecht und verkürzen vielleicht sogar die Projektzeit.