Damit die Projektbeteiligten die relevanten Projektinformationen erhalten, benötigen Sie einen Kommunikationsplan, der auf der Organisationsstruktur des Projektes und den Erwartungen der Stakeholder basiert. Der Stakeholdermanagementplan hilft Ihnen dabei, die Einstellung der Projektbeteiligten zum Projekt positiv zu beeinflussen. Erfahren Sie hier, mit welchen Methoden und Techniken Sie das Stakeholdermanagement planen.

Aufgaben des Planungsprozesses

Der Planungsprozess im Wissensgebiet Stakeholdermanagement zielt darauf ab, den Einfluss des Projektes auf die Stakeholder und den Einfluss der Stakeholder auf das Projekt zu erkennen. Er soll zudem aufzeigen, wie das Projektteam proaktiv die unterschiedlichen Einstellungen der Projektbeteiligten zum Projekt managt, die Erwartungen der Stakeholder beeinflusst und die Unterstützung der Projektbeteiligten für das Projekt, seine Ziele und Ergebnisse sicherstellt. Neben der Entwicklung eines Kommunikationsplans gilt es im Prozess, den wichtigsten Stakeholdern den Projektplan vorzustellen und – falls notwendig – deren Zustimmung für die Durchführung des Projektes zu erhalten. Zudem ist ein Kick-off-Meeting empfehlenswert, bei dem Sie den wichtigsten Projektbeteiligten den Start des Projektes und die Meilensteine kommunizieren sowie andere relevante Informationen übermitteln. Die Erwartungen und Einstellungen der Projektbeteiligten zu beeinflussen, erfordert bestimmte Fähigkeiten und ist ein wesentlicher Faktor für den Projekterfolg. Für Ihren beruflichen Werdegang als Projektmanager ist es daher wichtig, dass Sie sich auf diese Kompetenzen konzentrieren. Sonst erhöhen Sie die Chance für einen Misserfolg des Projektes.

Welche Dokumente für die Planung des Stakeholdermanagements wichtig sind

Für den Planungsprozess ist es hilfreich, die folgenden Pläne und Werte hinzuzuziehen:

  • Stakeholderregister: Der wesentliche Input für den Planungsprozess ist das Stakeholderregister, da es alle Projektbeteiligten darstellt sowie deren Interesse, Macht und Einfluss. Zudem enthält es die bereits identifizierten Strategien, wie Sie die Einstellungen und Erwartungen der Stakeholder beeinflussen.
  • Project Management Plan: Für die Entwicklung des Stakeholdermanagementplans sind verschiedene Aspekte des Projektes relevant, die der Project Management Plan enthält. Nützliche Informationen sind zum Beispiel der Projektlebenszyklus, die Methodik zur Durchführung des Projektes, die Projektziele, Liefergegenstände und die Kommunikationsformen, die verwendet werden.
  • Umweltfaktoren: Umweltfaktoren, die für den Stakeholdermanagementplan eine Rolle spielen, sind etwa die Unternehmenskultur, Strukturen sowie die externe und interne politische Lage. Schließlich beeinflussen sie die Methode, die Frequenz und den Erfolg Ihrer Bemühungen im Stakeholdermanagement.
  • Werte aus Unternehmensprozessen: Wie bei anderen Planungsprozessen sind es gesammelte Erfahrungen aus vorherigen Projekten, historische Informationen und jegliche Art von Vorlagen für die Entwicklung des Stakeholdermanagementplans, die nützlich sind.

Bewertungsmatrix für die Einstellung der Stakeholder zum Projekt

Mit Analysetechniken können Sie die verschiedenen Projektbeteiligten und ihre Einstellung zum Projekt bewerten und dokumentieren. Es gibt verschiedene Werkzeuge wie die beliebte Bewertungsmatrix für das Engagement der Stakeholder. Sie zeigt, ob ein Stakeholder nichts über das Projekt weiß, es ablehnt, ihm neutral gegenübersteht, das Projekt befürwortet, federführend ist oder das Projekt aktiv unterstützt. Sie können für jeden Stakeholder kennzeichnen, in welcher Position er sich aktuell befindet und in welcher Position Sie ihn gerne hätten. Ihre Aktivitäten bezüglich der Stakeholder sollten darauf abzielen, die Projektbeteiligten in die gewünschte Position „zu bewegen“.

Kick-off-Meeting: Informieren Sie die Projektbeteiligten ausreichend über das Projekt

Das Fachurteil ist ein hilfreiches Werkzeug für die Entwicklung des Stakeholdermanagementplans, da Sie von dem Know-how und den Erfahrungen der Experten profitieren können. Ziehen Sie Spezialisten zurate, die Stakeholder identifizieren und spezifische Wege entwickeln können, die Einstellung und Erwartungen der Projektbeteiligten zu managen. Dazu könnten der Projektsponsor, das Senior Management und andere Fachexperten gehören. Um diese Experten und das Projektteam zusammenzubringen, sind Meetings ein geeignetes Mittel. Dabei können die Teilnehmer den Stakeholdermanagementplan entwickeln und während des Projektlebenszyklus neu bewerten. Vor allem das Kick-off-Meeting gibt Ihnen die Möglichkeit, die Erwartungen und die Einstellung der Projektbeteiligten proaktiv zu beeinflussen. Dieses Meeting führen Sie durch, wenn Sie bereits Ihre Planungen abgeschlossen haben und die Projektausführung beginnen kann. Es dient hauptsächlich dazu, die Stakeholder persönlich zusammenzubringen und ihnen zu zeigen, wohin das Projekt führen soll.

Stakeholdermanagementplan: Strategie für die Beeinflussung der Projektbeteiligten

Der Stakeholdermanagementplan basiert auf den Informationen aus dem Stakeholderregister und identifiziert daraus die Einstellung und Erwartungen der Projektbeteiligten. Er beinhaltet eine klare Strategie, wie Sie die Einstellung und Erwartungen beeinflussen, damit die Stakeholder das Projekt befürworten oder es zumindest nicht ablehnen. Den Stakeholdermanagementplan benötigen Sie als Eingangswert im darauffolgenden Prozess, dem Managen der Einstellung der Projektbeteiligten. Nachdem Sie den Stakeholdermanagementplan entwickelt haben, ist es notwendig, dass Sie den Kommunikationsplan, das Stakeholderregister und jedes andere Dokument, das sich auf die Einstellung der Stakeholder bezieht, aktualisieren.

Für den Projekterfolg ist es entscheidend, dass Sie die Fähigkeit besitzen, die Erwartungen und die Einstellung der Stakeholder zu beeinflussen. Wenn Sie in einer Bewertungsmatrix die aktuelle und die von Ihnen angestrebte Position der Projektbeteiligten erfassen und Ihre Aktivitäten darauf ausrichten, zum Beispiel ein Kick-off-Meeting durchführen, werden Sie immer mehr Unterstützer für Ihr Projekt gewinnen.