Japan ist für viele Deutsche ein interessantes und zugleich rätselhaftes Land. Einige Verhaltensweisen der Japaner erscheinen hierzulande recht exotisch. Grund dafür sind die wesentlichen Unterschiede in puncto Kommunikation und Wertvorstellungen. Für Deutsche, die mit Japanern zusammenarbeiten, ist deshalb ein interkulturelles Training empfehlenswert. Wie die deutsch-japanische Projektarbeit zum Erfolg wird, zeigt der folgende Beitrag.
Der japanische Kommunikationsstil ist beziehungsorientiert
Während in Deutschland ein sachorientierter Kommunikationsstil gepflegt wird, bei dem Geschäftspartner schnell zum Punkt kommen, ist der beziehungsorientierte Kommunikationsstil in Japan stark ausgeprägt. Bevor Sie mit Japanern das eigentliche Thema besprechen, ist es wichtig, eine Beziehung zu ihnen aufzubauen. Japaner benötigen dafür einen gewissen Vorlauf und tauschen gern persönliche Informationen aus, was auf Deutsche, die Berufliches und Privates häufig strikt trennen, durchaus befremdlich wirkt. Ihre Wertschätzung drücken Japaner meistens dadurch aus, dass sie sich selbst erniedrigen und ihren Gesprächspartner erhöhen. Darauf sollten Sie ähnlich reagieren, anstatt zum Beispiel „wertvolle“ Tipps und Ratschläge zu geben. Die Beziehungsorientierung der Japaner hat weitreichende Auswirkungen, zum Beispiel auf die Gruppenzugehörigkeit, die sie viel stärker empfinden als Deutsche.
Umfassende Information aller Mitarbeiter durch Konsensorientierung
Durch die Beziehungsorientierung sind Japaner stets bemüht, alle Beteiligten einzubinden und einen Konsens zu erzielen. Selbst wenn die Führungskräfte letztendlich die Entscheidungen treffen, sind auch Mitarbeiter ohne Entscheidungskompetenz meistens gut über alle Vorgänge im Unternehmen informiert. Daran scheitern viele Projekte in Deutschland. In der täglichen Projektarbeit hat diese Konsensorientierung zur Folge, dass Ihre japanischen Kollegen oder Mitarbeiter nicht sofort Stellung beziehen, sondern sich zunächst mit ihrem Bereich abstimmen möchten. Der Nachteil ist, dass dadurch alle Entscheidungen länger dauern, auch weniger wichtige. Allerdings ist die Akzeptanz für diese dann viel größer, genauso wie das Verantwortungsbewusstsein für die Umsetzung der Entscheidungen.
Gesichtsverlust – die Angst, sich zu blamieren oder andere zu verletzen
Wie in vielen anderen Kulturen ist die Schwelle zum Gesichtsverlust in Japan viel niedriger als in Deutschland. Das bedeutet, dass Japaner viel schneller das Gefühl haben, sich zu blamieren oder andere zu verletzen. Als Gesichtsverlust empfinden sie zum Beispiel Kritik, eigene Fehler oder die Ablehnung einer Bitte. In Deutschland sind Sie es gewohnt, offen anzusprechen, wenn etwas nicht wie geplant verläuft. Vermeiden Sie das gegenüber Ihren japanischen Kollegen. Äußern Sie besser „Wünsche“ und Verbesserungsvorschläge anstelle von direkter Kritik. Sonst erscheinen Sie unhöflich und grob. In Japan erreichen Sie mehr, wenn Sie zu Ihren Kollegen und Mitarbeitern engen Kontakt halten und die zahlreichen nonverbalen Signale wahrnehmen.
Klären Sie Ressourcenkonflikte über die Linienmanager
Japaner fühlen sich generell stark zu Gruppen zugehörig und ihnen verpflichtet. Das kann im Unternehmen zum Beispiel die Abteilung sein, in der der Mitarbeiter arbeitet. Loyalität und Solidarität sind unter den Mitgliedern dieser Gruppe üblich. Wenn Ihnen als Projektleiter japanische Teammitglieder aus verschiedenen Abteilungen für Ihr Projekt zur Verfügung stehen, kann es sein, dass sich die Mitarbeiter ihren Abteilungen stärker verpflichtet fühlen als dem Projekt. Diesen Konflikt zwischen Linien- und Projektmanagement lösen Sie am besten durch den regelmäßigen Kontakt zu den Linienmanagern. Halten Sie diese auf dem aktuellen Stand des Projektes, indem Sie sie zum Beispiel zu Projektmeetings einladen und ihnen für die Unterstützung danken. Nur so werden Sie und Ihr Projekt Teil der Gruppe. Generell gehört in Japan der Erfolg der Gruppe, für den Misserfolg macht sich eher jeder selbst verantwortlich als die Kollegen. Setzen Sie daher auf Understatement statt Eigenlob, wenn Sie mit Japanern zusammenarbeiten.
Das Verhältnis zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern
Eine harmonische Arbeitsatmosphäre ist in Japan wichtig. Nicht selten ist die Abteilung oder Arbeitsgruppe wie eine zweite Familie für den Angestellten und der Vorgesetzte eine Art Vaterfigur. Diesem gegenüber verhalten sich die Mitarbeiter loyal und respektvoll. Im Gegenzug dafür steht er ihnen bei beruflichen und privaten Problemen bei und gibt klare Arbeitsvorgaben. Eigeninitiative und eine selbstständige Arbeitsweise können Sie deshalb von Ihren japanischen Teammitgliedern nicht unbedingt erwarten. Das Gemeinschaftsgefühl der Mitarbeiter und Vorgesetzten wird auch durch Unternehmungen nach Dienstschluss gestärkt. Beliebt sind zum Beispiel gemeinsame Besuche von Restaurants oder Karaoke-Bars. Ergreifen Sie hierbei als Projektleiter die Initiative, Ihr Projektteam besser kennenzulernen.
Steile Hierarchien: Rang, Alter und Geschlecht spielen eine wesentliche Rolle
Während viele westliche Unternehmen mit flachen Hierarchien werben, ist das Hierarchiedenken in Japan stark ausgeprägt – sowohl im Berufs- als auch Privatleben. Das beginnt schon bei der Begrüßung und spiegelt sich zum Beispiel auch in der Beziehung zu Kunden oder Lieferanten wider. Der Kunde ist in Japan nicht nur König, sondern eher Kaiser. Es gilt, alle seine Wünsche zu erfüllen und ihm nicht zu widersprechen. Gegenüber ihren Lieferanten schlagen Unternehmen dagegen durchaus rauere Töne an und stellen mitunter unrealistische Forderungen. Mit Personen zu verhandeln, die nicht auf der gleichen Hierarchiestufe stehen, betrachten viele Japaner als Beleidigung. Achten Sie also bei Gesprächen mit japanischen Geschäftspartnern darauf, dass die „gleichwertigen“ Personen aus Ihrem Unternehmen anwesend sind. Frauen und jüngere Mitarbeiter haben es in Japan erst einmal schwerer, die gleiche Beachtung zu finden wie männliche oder ältere Kollegen auf der gleichen Hierarchieebene. Da ist die Einführung und Unterstützung durch einen hochrangigen Vorgesetzten meistens notwendig, um die Akzeptanz durch den japanischen Geschäftspartner sicherzustellen.
Für deutsche Geschäftsleute gibt es in der Zusammenarbeit mit Japanern einige Stolperfallen. Wenn Sie die ausgeprägte Beziehungsorientierung und den starken Wunsch der Japaner nach Harmonie beachten, ebnen Sie den Weg für eine erfolgreiche Projektarbeit.
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