Planung ist alles? Im Projektmanagement ist das nur ein Teil der Wahrheit. Eine gute Planung ist zwar die Voraussetzung für effektive Projektarbeit. Jedoch verläuft das Projekt meistens nicht wie geplant: Zeitverzögerungen treten auf, Annahmen und Schätzungen erweisen sich als ungenau oder falsch und eventuell es gibt Probleme mit den Projektbeteiligten. Deshalb ist ein regelmäßiges Projektcontrolling unerlässlich. Denn dadurch erkennen Sie frühzeitig Abweichungen von Ihren Planungen und können korrigierende Maßnahmen ergreifen. Lesen Sie hier, wie Sie das Projektcontrolling erfolgreich durchführen.

Was ist Projektcontrolling?

Beim Projektcontrolling vergleichen Sie den Ist-Stand des Projektes mit dem geplanten Soll-Stand. Ziel ist, dass Sie mögliche Abweichungen vom Plan schnell bemerken und gegensteuern können. Das Projektcontrolling wiederholt sich in Zyklen und hat am Ende eines jeden Zyklus eine aktualisierte Planung als Ergebnis. In welcher Frequenz Sie den Prozess wiederholen, hängt von den Anforderungen des Projektes ab. Wählen Sie den Zyklus so, dass Sie bei Abweichungen rechtzeitig eingreifen können, aber nicht die Projektressourcen überstrapazieren. In vielen Projekten wird das Projektcontrolling alle vier bis sechs Wochen durchgeführt. Existiert in Ihrem Unternehmen ein Projektportfoliomanagement, wird der Zyklus durch die Sitzungen des Projektsteuerkreises festgelegt, da vor jedem dieser Meetings die Projektleiter den aktuellen Status der Projekte an den Projektsteuerkreis melden. Auf jeden Fall ist die Frequenz des Projektcontrollings während der Startphase des Projektes festzulegen.

Konzentrieren Sie sich nicht nur auf die harten Fakten

Viele Projektleiter fokussieren sich beim Projektcontrolling auf die harten Fakten wie Kosten und Termine. Doch oftmals entstehen Probleme im Kontext des Projektes, wenn zum Beispiel Lieferungen sich verzögern oder der Projektauftraggeber die Anforderungen an das Projekt ändert. Mitunter gibt es auch Schwierigkeiten in der Projektorganisation, etwa mangelnde Kommunikation im Projektteam. Deshalb ist es wichtig, dass Sie das Projektcontrolling umfassend durchführen und folgende Objekte im Projektmanagement betrachten:

  • Termine
  • Kosten
  • Ressourcen
  • Leistungen
  • Ziele
  • Organisation
  • Kontext

Alle Elemente stehen im unmittelbaren Zusammenhang. Das heißt, wenn sich bei einem der betrachteten Objekte Veränderungen ergeben, wirkt sich das direkt auf die anderen aus. Der Projektleiter hat dann verschiedene Möglichkeiten, steuernd einzugreifen, wenn nicht einige der Parameter festgelegt sind.

Wie das Projektcontrolling abläuft

Im Kern besteht der Prozess aus den Projektcontrolling-Sitzungen mit dem Projektteam und den Meetings mit dem Auftraggeber des Projektes. Auch wenn Projektcontrolling eine Teamaufgabe ist, so sind Sie als Projektleiter verantwortlich für den Prozess.

Vorbereitung der Projektcontrolling-Sitzung: Sie legen im Vorfeld der Projektcontrolling-Sitzung die inhaltlichen Schwerpunkte und eine Agenda fest. Zudem gilt es, alle Ist-Stände, zum Beispiel die aktuellen Stunden und Kosten, zusammenzutragen.

Durchführung der Projektcontrolling-Sitzung: In der Sitzung wird dann der Projektstatus erfasst und in einem Bericht festgehalten, Probleme im Projekt werden identifiziert, korrigierende Maßnahmen festgelegt und die Projektpläne aktualisiert. Im Ergebnis erhalten alle Teammitglieder das Protokoll der Sitzung, den Projektstatusbericht und die aktualisierten Projektpläne.

Durchführung der Sitzung mit dem Projektauftraggeber: In Vorbereitung der Sitzung übermitteln Sie dem Projektauftraggeber den Projektstatusbericht und die Agenda für das Meeting. Eventuell fordert der Projektauftraggeber auch die aktuellen Projektpläne an. Meistens nehmen nur Sie und der Auftraggeber des Projektes an dieser Sitzung teil. Es geht darum, den Auftraggeber über den Projektstatus zu informieren und Entscheidungen zu diskutieren. Verzichten Sie darauf, dem Projektauftraggeber alle Details zu vermitteln. Er soll einen Eindruck über den Stand des Projektes erhalten und erkennen können, ob er steuernd eingreifen muss.

Die Methoden des Projektcontrollings

Die verschiedenen Bereiche werden im Controlling nacheinander betrachtet:

Leistungs- und Termincontrolling: Die Überprüfung des Leistungsfortschritts und der Einhaltung des Terminplans führen Sie als Erstes und kombiniert miteinander durch. Die jeweiligen Verantwortlichen stellen für ihr Arbeitspaket den aktuellen Status vor, sprechen mögliche Probleme und Lösungen an und klären, ob sie den Endtermin halten können. Den Status und Leistungsfortschritt für jedes Arbeitspaket halten Sie im Projektstrukturplan fest. Für komplexere Projekte verwenden Sie am besten einen zusätzlichen Balkenplan, aus dem sofort der Vergleich zum geplanten Terminbalken ersichtlich wird.

Ressourcen- und Kostencontrolling: Im Anschluss vergleichen Sie die bereits verbrauchten Kosten und Ressourcen nach Phasen oder Arbeitspaketen mit den ursprünglich geplanten Werten. Bei Abweichungen sind entsprechende Korrekturmaßnahmen zu besprechen. Wenn das Gesamtbudget bereits überschritten ist, ist der Projektauftraggeber sofort zu informieren.

Controlling der Projektrisiken: Nach dem Controlling der Kosten und Ressourcen überprüfen Sie die Projektrisiken. Sie bewerten die Wahrscheinlichkeit und die Auswirkungen der aktuellen Risiken und planen vorbeugende und korrigierende Maßnahmen.

Controlling des Projektkontextes: Dabei geht es um die Bewertung der Beziehung zu den Projektbeteiligten und anderen Projekten. Liefern die Lieferanten rechtzeitig? Hat sich etwas bei den Spezifikationen des Kunden geändert? Nehmen sich die beteiligten Abteilungen ausreichend Zeit für das Projekt? Oftmals benötigen Sie bei Korrekturmaßnahmen die Unterstützung des Projektauftraggebers, da er durch seine Machtposition im Projekt besser eingreifen kann als Sie.

Controlling der Projektorganisation und -kultur: Überprüfen Sie ebenfalls, ob die Zusammenarbeit im Team funktioniert, die vereinbarten Spielregeln eingehalten werden und eine reibungslose Kommunikation erfolgt. Falls es Defizite gibt, ergreifen Sie auch hier steuernde Maßnahmen.

Mit einer guten Projektplanung schaffen Sie die Basis für einen erfolgreichen Projektabschluss, mit dem Projektcontrolling sichern Sie ihn ab. Wenn Sie regelmäßig die wichtigsten Kernelemente Ihres Projektes überprüfen, die Projektpläne aktualisieren und bei Abweichungen korrigierende Maßnahmen einleiten, bleibt das Projekt in seinem gesamten Verlauf für Sie steuerbar.