Der Projektstrukturplan ist die Stütze Ihres Projektes. Ohne diesen zu erstellen, können Sie den Planungsprozess Ihres Projektes nicht abschließen. Der Projektstrukturplan ist Input und damit Voraussetzung für zahlreiche nachfolgende Prozesse. Deshalb ist es wichtig, dass Sie diesen so präzise wie möglich entwickeln. Lesen Sie hier, wie Sie den Planungsprozess meistern.
Der letzte Planungsprozess im Inhalts- und Umfangsmanagement
Der Projektstrukturplan ist der Aktivitätenplan für die Projektarbeit. Er enthält aber noch keine Reihenfolge, in der die einzelnen Arbeitspakete durchgeführt werden. Laut PMBOK® Guide ist die Entwicklung des Projektstrukturplans (PSP), der auch als Work Breakdown Structure (WBS) bezeichnet wird, der letzte Planungsprozess im Inhalts- und Umfangsmanagement des Projektes. Diesen können Sie erst beginnen, wenn Sie die Anforderungen zusammengestellt und den Projektinhalt und -umfang bestimmt haben. Denn Sie erstellen den Projektstrukturplan, indem Sie den Inhalt und Umfang des Projektes auf seine wesentlichen Bestandteile zurückführen.
Voraussetzungen: Klarheit über Projektinhalt und -umfang sowie Anforderungen
Damit Sie den Projektstrukturplan erstellen können, nutzen Sie die folgenden Dokumente, Faktoren und Werte als Input:
- Plan für das Inhalts- und Umfangsmanagement
- Beschreibung des Projektinhalts und -umfangs (Scope Statement)
- Anforderungsdokumentation
- Werte aus Unternehmensprozessen
- Umweltfaktoren
Da Sie beim Erstellen des Projektstrukturplans die Beschreibung des Projektinhalts und -umfangs in ihre einzelnen Bestandteile aufgliedern, ist das Scope Statement eine der wichtigsten Voraussetzungen für diesen Prozess. Denn daraus ist die komplette Projektarbeit ersichtlich. Sie erhalten das Scope Statement, wenn Sie den Projektinhalt und -umfang bestimmen.
Aus dem Plan für das Inhalts- und Umfangsmanagement erfahren Sie, wie Sie an das Zerlegen des Scope Statements herangehen und den Projektstrukturplan erstellen. Dieser Plan ist einer der wichtigsten Pläne des Project Management Plans und Ergebnis Ihrer Planung des Projektinhalts und -umfangs.
Es ist wichtig, dass Sie die Anforderungen in der Anforderungsdokumentation zusammengestellt haben. Nur so können Sie sicherstellen, dass Sie beim Zerlegen des Projektinhalts und -umfangs den gesamten Inhalt des Produktes und Projektes sowie die damit verbundenen Anforderungen erfassen. Nutzen Sie deshalb die Anforderungsdokumentation und die darin enthaltene Verfolgbarkeitsmatrix als Input für den Projektstrukturplan.
Wie bei allen Planungsprozessen sind Werte aus Unternehmensprozessen hilfreich. Das können Leitlinien, Vorlagen, Projektmanagement-Methoden, historische Daten und natürlich die gesammelten Erfahrungen aus früheren Projekten sein.
Beachten Sie ebenfalls Umweltfaktoren wie Industriestandards für den Planungsprozess. Bei technischen Projekten kann Ihnen zum Beispiel die internationale Norm über den Lebenszyklus von Systemen weiterhelfen (ISO/IEC 15288).
Vom Projekt zum Arbeitspaket: So zerlegen Sie Ihren Projektinhalt und -umfang
Das Zerlegen ist eine Methode, die Sie beim Erstellen von allen möglichen Strukturplänen verwenden. Neben dem Projektstrukturplan betrifft das zum Beispiel noch den Risikostrukturplan und den organisationsorientierten Strukturplan. Sie zerlegen den Projektinhalt und -umfang, indem Sie die Beschreibung der Projektarbeit stufenweise erst in die Liefergegenstände (Produkt, Ergebnis oder Dienstleistung, die erbracht werden muss, um das Projekt abzuschließen), dann in Teilliefergegenstände und letztendlich in Arbeitspakete herunterbrechen. Ein Arbeitspaket erkennen Sie daran, dass Sie dafür Zeit und Kosten verlässlich schätzen und die Arbeit einer Person zuteilen können. Im Projektstrukturplan ist das Arbeitspaket die niedrigste Stufe. Danach folgen nur noch individuelle Aktivitäten, die Sie im Terminmanagement des Projektes benötigen, damit Sie den Projektterminplan erstellen können. Für das Zerlegen ist es hilfreich, wenn Sie sich Unterstützung von Experten holen, die Wissen über die zu erledigende Projektarbeit und die einzelnen Bestandteile haben.
Der Projektstrukturplan bildet grafisch den gesamten Inhalt und Umfang des Projektes ab. Wenn Sie den Projektinhalt und -umfang iterativ entwickeln, wird das Erstellen der Work Breakdown Structure ebenfalls iterativ erfolgen. Arbeit, die nicht im Projektstrukturplan enthalten ist, gehört nicht zum Projekt.
Die wesentlichen Säulen Ihres Projektes: der Projektstrukturplan und der Basisplan
Mit einem vollständigen und präzisen Projektstrukturplan können Sie sehr einfach die Kosten- und Zeitschätzung vornehmen, Risiken identifizieren und Vorgänge bestimmen. Kein Wunder also, dass die Work Breakdown Structure oftmals als wesentliche Stütze eines Projektes bezeichnet wird. Damit Sie die erledigte Arbeit zurückverfolgen und die Kosten den jeweiligen Arbeitspaketen zuordnen können, versehen Sie jeden Liefergegenstand, Teilliefergegenstand und jedes Arbeitspaket mit einer Identifikationsnummer. In der grafischen Übersicht des Projektstrukturplans führen Sie lediglich zusammenfassende Informationen zu Ressourcen, Kosten und Zeit auf. Ausführliche Informationen zu den einzelnen Punkten des Projektstrukturplans enthält das Projektstrukturplanverzeichnis, ein Textdokument.
Die Work Breakdown Structure ist wichtig für die folgenden Prozesse:
- Validieren des Projektinhalts und -umfangs
- Bestimmen der Vorgänge
- Schätzen des Budgets
- Identifizieren des Risikos
- Durchführen der qualitativen Risikoanalyse
Zusammen mit dem Projektstrukturplanverzeichnis und dem Scope Statement bildet der Projektstrukturplan die sogenannte Scope Baseline, den Basisplan für den Projektinhalt und -umfang. Dieser dient dazu, den Fortschritt in Projekten zu bewerten. Genauer gesagt messen Sie das, was tatsächlich produziert wird, an den Erwartungen in Bezug auf Projektinhalt und -umfang. Basispläne können Sie generell nur ganz formell über die Änderungssteuerung verändern. Sie enthalten dann neben dem ursprünglichen Plan auch alle genehmigten Änderungen.
Mit der Work Breakdown Structure erleichtern Sie sich nicht nur zahlreiche nachfolgende Prozesse, sondern sie ist vor allem Bedingung dafür, dass Sie Ihr Projekt fortsetzen können. Hierbei gibt es keine Übergangslösung wie in anderen Fällen. Wenn Sie einen akkuraten Projektstrukturplan erstellt haben, haben Sie eine wichtige Säule für Ihr Projekt geschaffen.
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