Ob der Ausfall von Projektmitarbeitern, eine Havarie oder Verzögerungen bei den Lieferanten – es gibt zahlreiche Risiken, die den termingerechten Projektabschluss gefährden können. Wenn Sie sich nicht mit möglichen Risiken vorher auseinandersetzen, trifft Sie ein Problem unvorbereitet und verursacht großen Schaden. Wie Sie durch funktionierendes Risikomanagement die Wahrscheinlichkeit von Problemen und mögliche Schäden verringern, erfahren Sie hier.

Was ist Risikomanagement?

Risiken sind projektgefährdende Faktoren, die eintreten können oder auch nicht. Beim Risikomanagement gehen Sie strukturiert, zielgerichtet und vorbeugend mit diesen potenziellen Problemen um, wodurch Sie die Eintrittswahrscheinlichkeit sowie mögliche Folgen minimieren. Deshalb ist ein Risikomanagement für jedes Projekt sehr wichtig.

Drei Schritte gehören zum Risikomanagement:

  1. Identifizieren Sie alle möglichen Risiken.
  2. Bewerten Sie die identifizierten Risiken.
  3. Bereiten Sie Maßnahmen vor, die die Risiken minimieren beziehungsweise die Folgen im Eintrittsfall abschwächen.

Wie Sie potenzielle Risiken identifizieren

Im ersten Schritt der Risikofindung geht es zunächst darum, dass Sie im Ergebnis eine vollständige – noch nicht bewertete – Übersicht der möglichen Gefahren für das Projekt erhalten. Am besten Sie betrachten zunächst Ihre Projektplanung, die alle Aufgaben und wichtige Termine enthält. Damit Sie eine Aufgabe erledigen können, sind bestimmte Bedingungen notwendig, die potenzielle Risiken darstellen. Das können beispielsweise Ressourcen sein, die zu einem bestimmten Zeitpunkt und in einer gewissen Qualität bereitstehen müssen oder auch Vorgänge, die vor der aktuellen Aufgabe erfolgen. Wenn diese Voraussetzungen nicht erfüllt sind, können Sie und Ihr Team die Projektarbeit nicht wie geplant durchführen. Es gibt auch Risiken, die unmittelbar mit dem Auftraggeber des Projektes zusammenhängen. Er kann zum Beispiel seine Meinung ändern und das Projekt neu ausrichten oder es vorzeitig beenden, falls sich seine eigene Auftragslage und damit auch seine Liquidität ändert. In der Literatur sind verschiedene Einteilungen von Risiken zu finden, zum Beispiel:

interne Risiken

  • aus den Bereichen Beschaffung (z. B. Liefertreue der Lieferanten), Produktion (z. B. fehlende Produktinnovationen), Absatz (z. B. Preisrisiken), Betriebsmittel (z. B. technischer Stand von Anlagen) und IT (z. B. Datensicherung)
  • finanzwirtschaftliche Risiken: eigene Liquidität, Liquidität des Auftraggebers, verteuerte Ressourcen, gekürztes Budget
  • aus der Organisation des Unternehmens: Kommunikations- und Berichtswege, Entscheidungsfindungsprozesse, Mitarbeiterfluktuation

externe Risiken

  • Veränderungen in der Marktsituation und im Wettbewerb sowie Konjunkturschwankungen
  • Veränderung der rechtlichen Bedingungen: Gesetze, Branchenstandards, Steuer- und Handelsrecht

Diese Einteilung dient lediglich Ihrer Orientierung, sie ist nicht notwendig. Wichtig ist nur, dass Sie sich einen umfassenden Überblick über die potenziellen Gefahren verschaffen. Es empfiehlt sich nicht, dass Sie diesen Prozess allein durchführen. Nutzen Sie die Kreativität Ihres Teams oder anderer Mitarbeiter des Unternehmens. Sie können zum Beispiel Fragebogen oder Workshops als Techniken zur Ideenfindung nutzen. Im Ergebnis erstellen Sie lediglich eine Auflistung. Bei der Risikofindung nehmen Sie noch keine Gewichtung nach Wahrscheinlichkeit oder Dringlichkeit vor.

So bewerten Sie die identifizierten Risiken

Erst im zweiten Schritt bewerten Sie die identifizierten Risiken, indem Sie die Risiken unter zwei Aspekten betrachten: der Eintrittswahrscheinlichkeit und der Höhe des möglichen Schadens. Dabei beurteilen Sie in einem Projekt den Schaden rein subjektiv nach Ihrem Empfinden und legen keinen quantifizierbaren Maßstab an. Erstellen Sie eine Matrix mit einer x-Achse, die die Höhe des Schadens bemisst und einer y-Achse, die für die Eintrittswahrscheinlichkeit steht. Platzieren Sie nun alle identifizierten Risiken entsprechend. Damit Sie ein realistisches Ergebnis erhalten, beziehen Sie auch Ihre Teammitglieder mit in diesen Prozess ein. Ein Einzelner neigt eventuell dazu, bestimmte Risiken zu verdrängen. Zudem akzeptieren Projektmitarbeiter eher unbeliebte Maßnahmen, die aus dieser Bewertung folgen, wenn sie selbst an der Entscheidungsfindung beteiligt waren.

Sehr wahrscheinliche und besonders schädliche Risiken haben Priorität

Als Ergebnis der Bewertung erhalten Sie eine Rangfolge, in der Sie die Risiken behandeln. Die Priorität richtet sich danach, wie weit oben auf der y-Achse der Bewertungsmatrix und wie weit rechts auf der x-Achse die Risiken liegen. Je höher die Eintrittswahrscheinlichkeit und je größer der mögliche Schaden, desto dringender sind Maßnahmen erforderlich.

  • Ergreifen Sie sofort Maßnahmen, wenn sowohl Eintrittswahrscheinlichkeit und Schaden groß sind. Dazu überlegen Sie, wie Sie die Wahrscheinlichkeit des Risikos senken oder den Schaden geringer halten können. Dadurch verschieben Sie das Risiko automatisch in der Matrix und verringern die Priorität.
  • Bereiten Sie Maßnahmen vor, wenn zwar der Schaden gering ausfällt, aber die Eintrittswahrscheinlichkeit noch hoch ist. Hierfür planen Sie alternative Ausweichmöglichkeiten ein, wodurch Sie schnell reagieren können, falls das Risiko eintritt.
  • Beobachten Sie das Risiko, wenn der Schaden groß ausfallen würde, die Eintrittswahrscheinlichkeit allerdings gering ist. Wenn sich diese erhöht, fällt es in die Kategorie der Risiken, für die Sie sofort Maßnahmen ergreifen.
  • Keine Maßnahmen sind erforderlich, wenn sowohl Eintrittswahrscheinlichkeit als auch Schaden gering sind. Das Risiko steht auf Ihrer Prioritätenliste ganz unten.

Das Risikomanagement ist ein iterativer Prozess, der nur beim ersten Mal der Risikofindung und -bewertung viel Zeit erfordert. Tritt eines der Probleme tatsächlich ein, spart Ihnen ein strukturiertes Risikomanagement wiederum eine Menge Zeit und Kosten. Wenn Sie sich also bewusst mit den projektgefährdenden Faktoren auseinandersetzen und Ihre Teammitglieder in den Prozess mit einbeziehen, sind Sie gut auf mögliche Probleme vorbereitet.