Scope Management: So stellen Sie die Projektanforderungen zusammen

Wer die Anforderungen genau definiert, kann präziser auf die Projektziele hinarbeiten. Das betrifft nicht nur die Anforderungen an das Produkt beziehungsweise den Liefergegenstand. Vielmehr sind es die Projektanforderungen, die die Bedürfnisse der Projektbeteiligten beschreiben, damit diese die Projektziele erreichen können. Die folgenden Techniken helfen Ihnen dabei, die Projektanforderungen erfolgreich zusammenzustellen.

Beachten Sie die Erwartungen und Bedürfnisse der Stakeholder

In diesem Prozess beurteilen Sie gemeinsam mit den Projektbeteiligten die Anforderungen, Annahmen und Grenzen, die mit dem Projekt verbunden sind. Dazu können Sie Indikatoren für den Projekterfolg festlegen, zum Beispiel die Kundenzufriedenheit oder die Übereinstimmung mit Sicherheitsstandards. Hierfür nutzen Sie neben den Erfahrungen aus anderen Projekten vor allem Pläne aus vorangegangenen Prozessen.

• Projektauftrag: Aus der „Projektgenehmigung“ erhalten Sie wichtige Informationen über die Liefergegenstände. Diese geben Ihnen einen Anhaltspunkt, an welcher Stelle Sie detailliertere Informationen benötigen.
• Stakeholder-Management-Plan: Die nötigen Anforderungen können Sie nur zusammenstellen, wenn Sie mit allen Projektbeteiligten sprechen. Wie Sie die Erwartungen der Projektbeteiligten identifizieren und bewältigen, zeigt Ihnen dieser Plan.
• Projektbeteiligten-Register: Diese Übersicht enthält alle Projektbeteiligten, ihre Interessen, Erwartungen und Kommunikationsbedürfnisse. Je mehr Sie über die Projektbeteiligten wissen, desto besser können Sie mit ihnen zusammenarbeiten.

Als Sie den Inhalt und Umfang des Projektes geplant haben, haben Sie zwei Ergebnisse erhalten:

• Inhalts- und Umfangsmanagement-Plan: Anforderungen sind ein wesentlicher Teil des Projektinhalts und -umfangs. Deshalb ist es wichtig, dass Sie den Inhalts- und Umfangsmanagement-Plan als Input hinzuziehen.
• Plan für das Anforderungsmanagement: Dieser Plan ist ein wichtiger Wegweiser, wenn Sie die Produkt- und Projektanforderungen weiter definieren und dokumentieren möchten.

Diese beiden Pläne helfen Ihnen nun ebenfalls dabei, die Projektanforderungen zusammenzustellen.

Methoden der Informationsbeschaffung: Wie Sie umfangreiche Informationen sammeln

Damit Sie umfangreiche und nützliche Informationen erhalten, bieten sich zahlreiche Befragungs- und Kreativitätstechniken an. Dabei nutzen Sie die Ideen und das Wissen der Projektbeteiligten.

Befragungs- und Kreativitätstechniken mit den Projektbeteiligten

• Befragung der Stakeholder – persönlich oder schriftlich in Form einer Umfrage
• Fragebogen, die Sie statistisch auswerten können
• Gruppengespräche von Projektbeteiligten und anderen Experten
• von einem unabhängigen Moderator geleitete Workshops, zum Beispiel die Qualitätsfunktionendarstellung in der Produktentwicklung
• Brainstorming mit erfahrenen Projektbeteiligten, die über die notwendigen Qualifikationen verfügen
• Nominal-Group-Technik: Sie sammeln mit den Projektbeteiligten in einer moderierten Diskussionsrunde Ideen. Diese priorisieren die Teilnehmer danach durch verschiedene Voting-Methoden.
• Delphi-Methode: anonyme Befragung von Experten
• Entscheidungsfindung über einen Konsens, die absolute oder relative Mehrheit oder diktatorisch durch eine einzelne Person

Analysen und Modelle: weitere Techniken

• Beobachtung der Zielgruppe: Indem Sie die Zielgruppe des Produktes beobachten, erhalten Sie eine sehr genaue Vorstellung davon, wie die potenziellen Kunden das Produkt im täglichen Leben nutzen. Dies hilft Ihnen, die Anforderungen zu spezifizieren.
• Benchmarking: Vergleichen Sie Ihr geplantes Produkt mit ähnlichen Produkten, zum Beispiel mit Konkurrenten. Diese Daten erhalten Sie zum Beispiel durch eine Konkurrenzanalyse oder Industrieverbände.
• Prototyping: Entwickeln Sie erste Entwürfe Ihres Produktes, damit Sie sich durch das Feedback der Projektbeteiligten schnell den tatsächlichen Erwartungen an das Produkt nähern.
• Kontextdiagramme: Erstellen Sie eine Übersicht, die das Zusammenspiel des Unternehmenssystems und seiner Nutzer abbildet. Daraus können Sie ebenfalls Anforderungen schlussfolgern.
• Analyse von Dokumenten: Betrachten Sie bereits existierende Unternehmenskonzepte, Problemberichte oder Dokumentationen, damit Sie Anforderungen für Ihr Projekt ableiten können.

Die Angebotsdokumentation als Ergänzung der Inhalts- und Umfangsbeschreibung

Alle Anforderungen, die Sie mit den verschiedenen Methoden gesammelt haben, stellen Sie in der Angebotsdokumentation zusammen. Dieser Prozess wiederholt sich ständig, sodass Sie bestimmte Anforderungen sehr genau definieren können und andere wiederum zum aktuellen Zeitpunkt noch nicht. Die Angebotsdokumentation konzentriert sich eher auf einzelne Anforderungen innerhalb des Projektes anstatt auf den kompletten Projektumfang und ergänzt damit die schriftliche Inhalts- und Umfangsbeschreibung. Eine Anforderung ist genau spezifiziert, wenn Sie beschreiben, wie die Anforderung die Unternehmensziele oder Erwartungen der Projektbeteiligten trifft. Die Angebotsdokumentation fungiert als wichtiger Input für viele andere Prozesse wie:

• die Bestimmung des Projektumfangs
• die Erstellung eines Projektstrukturplanes
• die Validierung und Überwachung des Projektinhalts und -umfangs
• die Planung des Beschaffungs- und Qualitätsmanagements

In der Angebotsdokumentation ist ebenfalls eine Verfolgbarkeitsmatrix enthalten. Dieser können Sie entnehmen, wer welche Anforderung gestellt hat, welche Bewertungskriterien dafür bestehen und welchem Unternehmensziel die Anforderung entspricht. Indem Sie den Ursprung jeder einzelnen Anforderung mit dem geplanten Liefergegenstand verknüpfen, können Sie die Anforderung während des gesamten Projekt-Lebenszyklus verfolgen. Wenn Sie eine Anforderung ändern möchten oder überprüfen, ob ein Liefergegenstand der eigentlichen Anforderung entspricht, ist diese Übersicht sehr nützlich. Deshalb ist die Verfolgbarkeitsmatrix ein wichtiges Ergebnis des Prozesses. Sie benötigen diese Matrix bei weiteren Prozessen wie der Validierung und Überwachung des Projektinhalts und -umfangs.

Projektanforderungen gehen weit über Produktanforderungen wie technische Details hinaus. Diese zusammenzustellen ist daher ein aufwändiger Prozess, der allerdings wichtig für den Erfolg des gesamten Projektes ist. Nutzen Sie deshalb die vielfältigen Methoden der Informationsbeschaffung. Wenn Sie die Erwartungen und Bedürfnisse der Projektbeteiligten immer im Blick haben und die Anforderungen präzise in einer Dokumentation festhalten, tragen Sie wesentlich dazu bei, dass die Projektbeteiligten die Projektziele erreichen.