Als Führungskraft sind Sie Ansprechpartner für Mitarbeiter, Vorgesetzte und Kunden. Dabei ist es eine besondere Herausforderung, Ihre Zeit so zu nutzen, dass auch für das Privatleben davon noch genügend übrig bleibt. Ohne ein gutes Zeit- und Selbstmanagement sind Sie schnell überfordert und nicht mehr leistungsfähig. Was die beiden Begriffe bedeuten, lesen Sie hier.

Warum Zeit- und Selbstmanagement wichtig sind

Flexible Arbeitszeitmodelle, wie sie heutzutage üblich sind, erfordern ein hohes Maß an Eigenverantwortung und Selbstmanagement. Die Deadline für ein Projekt oder eine Aufgabe steht fest. Wie Sie wann welche Teilaufgaben erledigen, bleibt dagegen Ihnen überlassen. Von Arbeitskräften wird vorausgesetzt, dass sie sich selbst gut organisieren und strukturieren können. Dazu kommt, dass im Privatleben ebenso zeitbezogene Anforderungen bestehen. Zusätzlich zum Arbeitspensum sind noch Familie, Freizeit, Freunde und Haushalt in Einklang zu bringen. Der Tag hat für alle Menschen 24 Stunden. Nur manchen gelingt es, diese Zeit effektiver zu nutzen als anderen. Sie halten Fristen ein, erledigen die ihnen gestellten Aufgaben in der vorgegebenen Zeit und andere sind in allen Lebensbereichen unpünktlich und schaffen nur das halbe Pensum. Ob Sie zur einen oder anderen Kategorie gehören, liegt an Ihrem Zeit- beziehungsweise Selbstmanagement. 

Zeit- und Selbstmanagement gehören zusammen

Die beiden Begriffe sind nicht voneinander trennbar. Gemeinsam haben sie die Selbstregulation als wesentliches Kernelement. Zeitmanagement gehört neben anderen Strategien zum Selbstmanagement dazu. Denn es beschreibt das zielgerichtete Handeln, mit dem Sie den effektiven Gebrauch der Zeit erreichen. Für das Zeitmanagement sind Planungs- und Kontrollinstrumente wie Kalender, Check- und To-do-Listen üblich.

Wie Sie Ihre Zeit gut managen

Die niederländische Wissenschaftlerin und Psychologin Brigitte J. C. Claessens befasste sich in mehreren Publikationen mit Zeitmanagement und definierte die folgenden Verhaltensdimensionen:

  1. Zeitabschätzung: Seien Sie sich über das Hier und Jetzt bewusst, genauso wie über die Vergangenheit und Zukunft. Machen Sie sich generell bewusst, wie Sie Ihre eigene Zeit nutzen. Akzeptieren Sie die Aufgaben und Verantwortlichkeiten, die in Ihrer Leistungsfähigkeit liegen.
  2. Planung: Setzen Sie sich Ziele, planen Sie die Aufgaben und setzen Sie Prioritäten. Erstellen Sie daraus To-do-Listen mit gruppierten Aufgaben.
  3. Monitoring: Wenn Sie die geplanten Tätigkeiten ausführen, beobachten Sie, wie Sie die Zeit nutzen. Sobald Sie Zeitdiebe wie Unterbrechungen durch andere identifizieren, begrenzen Sie diese.
  4. Ausführung: Nehmen Sie Einfluss auf die aktuellen Tätigkeiten, indem Sie diese beschleunigen oder verlangsamen beziehungsweise die Ablenkungen von außen beseitigen.

Die Zeitmanagement-Konzepte haben sich im Laufe der Zeit verändert. Während es zunächst nur darum ging, die eigene Effizienz zu steigern, ist mittlerweile das richtige Setzen der Prioritäten wesentlich.

Selbstmanagement: Gestalten Sie Ihr gesamtes Leben

Selbstmanagement geht noch einen Schritt weiter und betrifft die zielgerichtete Gestaltung des gesamten Lebens. Es geht also nicht nur darum, welche Aufgaben Sie beruflich erledigen wie beim klassischen Zeitmanagement, sondern auch darum, was Ihnen privat wichtig ist. Dazu gehört, dass Sie nicht nur Ziele und Prioritäten setzen und effektiv mit Ihrer Zeit umgehen, sondern auch:

  • Ihre Emotionen aktiv steuern, damit Sie die Ergebnisse Ihres Handelns positiv beeinflussen
  • Ihre Finanzen im Blick behalten und mit Ihrem Geld auskommen
  • auf eine gesunde Lebensweise achten (Ernährung, Sport)
  • Beziehungen aufbauen und für sich nutzen
  • Unterstützung wie Coaching und Mentoring in Anspruch nehmen
  • bereit sind, ständig neues Wissen zu erwerben und zu nutzen
  • erfolgreich mit Stress und Problemen umgehen
  • Konflikte lösungsorientiert betrachten

Für ein gutes Selbstmanagement beobachten Sie sich zunächst selbst, damit Sie den Ist-Zustand feststellen können. Danach bewerten Sie sich selbst und setzen sich Ziele, die Sie dann konsequent verfolgen. Wenn es Differenzen zwischen Ihren Bedürfnissen und Ihren Zielen gibt, entwickeln Sie positive Phantasien und passen Sie Ihre Emotionen der Situation an.

Zielsetzung und Planung – die größten Probleme beim Zeit- und Selbstmanagement

Wenn es um Zeit- und Selbstmanagement geht, haben Menschen meistens Probleme mit dem Setzen von klaren Zielen und Prioritäten sowie Schwierigkeiten bei der Planung. Doch gerade diese Bestandteile sind besonders wichtig für optimale Ergebnisse. Ziele motivieren nicht nur, sondern verbessern – wenn sie präzise formuliert sind – die Leistung erheblich. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie die Ziele selbst formulieren oder zugewiesen bekommen. Wichtig ist nur, dass das Ziel nicht zu vage formuliert ist. Die Wahrscheinlichkeit, ein Ziel zu erreichen, erhöht sich auch, wenn Sie sogenannte „Wenn-dann-Pläne“ formulieren: Wenn x eintritt, dann werde ich y machen. Studien belegen, dass sich die Erfolgsrate durch solche Pläne erhöht – egal, ob beim Sport oder im Berufsleben.

Bei der Planung von Aufgaben kommt es häufig vor, dass Menschen sich bei der Dauer verschätzen. Sie lassen ihre bisherigen Erfahrungswerte aus anderen Projekten zu wenig in die aktuelle Aufgabe einfließen, wodurch sie eine unrealistische Zeitplanung erhalten. Diesem Problem entgegenwirken können Sie, indem Sie

  • konkret angeben, wann und wo Sie die Aufgabe erledigen
  • die eigenen Erfahrungen berücksichtigen
  • Feedback über die benötigte Zeit geben

Menschen neigen außerdem dazu, kurzfristig zu denken und zu handeln und dabei die langfristigen Konsequenzen zu ignorieren. Schieben Sie Aufgaben besser nicht auf und planen Sie ebenfalls mittel- und langfristig.

Zeit- und Selbstmanagement sind heutzutage nicht mehr wegzudenken, wenn es um eine ausgeglichene Work-Life-Balance geht. Wenn Sie Ihre Zeit effektiv nutzen, indem Sie sich klare Ziele und Prioritäten setzen, verbessern Sie Ihre Leistungen erheblich.