Wie besagt ein Sprichwort so schön: „Ordnung ist das halbe Leben“. Für Führungskräfte ist dabei weniger die Ordnung am Arbeitsplatz entscheidend. Vielmehr geht es darum, dass Sie fähig sind, sich geistig zu ordnen. Dadurch können Sie besser delegieren und behalten in allen Situationen die Übersicht. Mit einer gewissen Ordnungsliebe im Kopf erleichtern Sie sich und Ihren Mitarbeitern die tägliche Arbeit. Wie Sie im größten Chaos die Ruhe bewahren und geordnet Ihre Aufgaben erledigen, lesen Sie hier.

Agieren Sie besonnen statt chaotisch

Vielen Menschen gelingt es, ihrer ganz normalen Arbeit ruhig, konzentriert und – bei Kundenkontakt – auch freundlich nachzugehen – solange nichts dazwischenkommt. Wenn allerdings Probleme auftauchen, die Aufgaben zunehmen und der Zeitdruck größer wird, dann reagieren sie völlig hektisch und setzen keine Prioritäten mehr. Unter dem Chaos leidet die Qualität der Arbeit genauso wie die Zusammenarbeit mit Kollegen und Kunden. Für Sie als Führungskraft ist es wichtig, dass Sie nicht derartig „kopflos“ agieren, sondern auch in stressigen Situationen Ihre Gedanken ordnen und besonnen vorgehen.

Zwei gegensätzliche Reaktionsmöglichkeiten zeigen Grad der Ordnungsfähigkeit

In welchem Maß Sie zu dieser Ordnung fähig sind, zeigen Ihre Verhaltensweisen in bestimmten Situationen. Es gibt zwei grundlegende Möglichkeiten der Reaktion, wenn Ihr Gehirn die eingehenden Signale (Zeitdruck, mehrere Aufgaben etc. ) aufnimmt: Entweder Sie bewerten die aufgenommenen Impulse als negativ. Dann werden Sie ein Abwehrverhalten zeigen. Oder Sie beurteilen die Signale positiv, zum Beispiel als Herausforderung. In diesem Fall legen Sie ein Erkundungsverhalten an den Tag, das ein geordnetes Vorgehen ermöglicht. In der täglichen Arbeit ist letzteres Verhalten ideal. Reflexartige Abwehrreaktionen wie Flucht sind nur sinnvoll, wenn etwa Ihr Leben bedroht ist. Wenn Sie zukünftig geordneter agieren möchten, gilt es, Ihre Abwehrmechanismen unter Kontrolle zu bringen und das eigene Erkundungsverhalten zu befördern. So können Sie Ihre Ordnungsfähigkeit steigern.

Die Spirale des Abwehrverhaltens und ihre negativen Folgen

Abwehrverhalten geschieht meist unterbewusst und automatisch. Es gelingt den Betroffenen nicht,  ihr eigenes Verhalten zu kontrollieren und die Auswirkungen dessen zu bedenken. Das hat mitunter weitreichende negative Folgen für das gesamte Unternehmen. Wenn zum Beispiel ein Mitarbeiter sich allen sachlichen Argumenten in einem Meeting verschließt und prinzipiell allen Lösungsvorschlägen widerspricht, kostet das alle Anwesenden viel Kraft, Zeit und das Unternehmen am Ende wahrscheinlich Geld. Grund für dieses irrationale Verhalten ist, dass Signale negativ bewertet werden. Es entstehen „Horrorszenarien“ im Kopf und ungute Gefühle, die keine anderen Interpretationen oder Argumente mehr zulassen. Die Abwehrspirale nimmt ihren Lauf. Abwehrreaktionen erkennen Sie an folgenden Verhaltensweisen:

  • Der Gesprächspartner hört nicht mehr zu. Er vermeidet Augenkontakt.
  • Der Gesprächspartner äußert – meist lautstark – Anschuldigungen und Behauptungen.
  • Der Gesprächspartner unterbricht ständige andere Anwesende.
  • Der Gesprächspartner rechtfertigt sich für sein Verhalten.

In diesem Zustand ist die Ordnungsfähigkeit desjenigen kaum noch vorhanden. Heftige Gegenreaktionen und Kränkungen sind oftmals die Folge. Es ist sehr schwierig aus dieser Situation wieder zu einer konstruktiven Zusammenarbeit zurückzufinden.

Wie Sie Ihre Ordnungsfähigkeit verbessern können

Eine große Ordnungsfähigkeit zeigt dagegen, wer die empfangenen Signale zumindest teilweise positiv bewerten kann und somit lösungsorientiert denkt. Das bedeutet nicht, dass diese Menschen nicht kritisch sind und zu allem Ja sagen. Vielmehr hören sie aufmerksam zu, stellen Fragen und versuchen, eine für alle akzeptable Lösung zu finden. In schwierigen Situationen trägt dieses Erkundungsverhalten zu einer Beruhigung und Versachlichung der Diskussion bei. Das kommt letztendlich allen Beteiligten zugute. Mit den folgenden Verhaltensweisen können Sie Ihre Ordnungsfähigkeit steigern:

  • Lassen Sie Ihre Gesprächspartner aussprechen.
  • Halten Sie Augenkontakt und achten Sie auf eine offene, freundliche Körpersprache (Mimik und Gestik).
  • Zeigen Sie sich offen für andere Argumente und hören Sie aktiv zu.
  • Stellen Sie Fragen.
  • Ordnen Sie Ihre Gedanken, bevor Sie antworten.
  • Bewahren Sie Ihre Ruhe und zeigen Sie Humor.

Unterbrechen Sie ungeordnete Verhaltensweisen

Ob im Berufs- oder Privatleben – oftmals machen sich Menschen durch vorschnelle Reaktionen das Leben gegenseitig schwer. Ein Wort gibt das andere, Emotionen kochen hoch und die „Fronten“ verhärten sich. So zeigt sich ungeordnetes, zerstörerisches Verhalten. Dieses können Sie allerdings selbst in einem drohenden Konflikt noch unterbrechen und einen konstruktiven Kommunikationsprozess initiieren. Bevor sich die Abwehrspirale weiterdreht, gilt es, das eigene destruktive Verhalten zu stoppen. Das gelingt, wenn Sie in Ihrem Kopf einen Halt einlegen, sich körperlich entspannen, zuhören, Fragen stellen und Augenkontakt halten. Diese Unterbrechung kann nur wenige Sekunden dauern, aber auch einige Minuten. Wenn es notwendig ist, bitten Sie Ihren Gesprächspartner um eine kurze Pause, damit Sie zu einem geordneten Verhalten zurückkehren können. Das zeigt Größe und ist auf jeden Fall konstruktiver, als weiter chaotisch zu argumentieren und agieren.

Es ist also möglich, zu fast jeder Zeit zu einem ruhigen, strukturierten und überlegten Handeln zurückzufinden. Wenn Sie in schwierigen Situationen die aufgenommenen Signale in Ihrem Kopf ruhig ordnen, aufmerksam zuhören und nachfragen, handeln Sie produktiv und lösungsorientiert im Sinne aller Beteiligten.