Ziel eines jeden Projektmanagers ist, Projekte in Time und in Budget abzuschließen. Nur dann bewerten Vorgesetzte und Kunden den Projektabschluss als erfolgreich. Damit Sie das Projekt fristgerecht fertigstellen können, benötigen Sie ein funktionierendes Zeit- und Terminmanagement. Wie Sie den entsprechenden Plan dafür entwickeln, zeigt Ihnen der folgende Beitrag.

Was ist Zeit- und Terminmanagement in Projekten?

Das Zeit- und Terminmanagement ist darauf ausgerichtet, den Projektterminplan zu entwickeln und sicherzustellen, dass die Meilensteine zum richtigen Zeitpunkt erreicht werden und das Projekt wie geplant voranschreitet.

Zum Zeit- und Terminmanagement gehören die folgenden Prozesse:

  • das Terminmanagement planen
  • die Vorgänge bestimmen und ihre Reihenfolge festlegen
  • den Einsatzmittelbedarf für Vorgänge sowie die Vorgangsdauer schätzen
  • den Terminplan entwickeln und kontrollieren

Bis auf die Kontrolle des Terminplans – ein Überwachungs- und Kontrollprozess – handelt es sich bei allen Prozessen in diesem Wissensgebiet um Planungsprozesse, die logisch aufeinander aufbauen.

Was Sie für den Planungsprozess als Input nutzen können

Der Terminmanagementplan zeigt Ihnen den richtigen Weg, wie Sie den Projektterminplan bestimmen und kontrollieren. Er ist ein wichtiger Teilplan Ihres Project Management Plans, weshalb dieser ein nützlicher Input für die Erstellung des Terminmanagementplans ist. Denn alles, was sich auf den Project Management Plan bezieht, betrifft auch dessen Teilpläne. Nutzen Sie zum Beispiel Informationen über den Projektinhalt und -umfang, die Projektkosten, Projektrisiken, die Projektkommunikation, die Projektbeschaffung und die Erwartungen der Projektbeteiligten.

Ebenso kann zum Teil der Projektauftrag für diesen Planungsprozess hilfreich sein. Schließlich ist er nicht nur Ihre finanzielle und rechtliche Legitimation, sondern er enthält auch wichtige Dokumente wie die Leistungsbeschreibung, die Einschätzung der bekannten Risiken und alle anfänglich bekannten Annahmen und Grenzen des Projektes.

Historische Daten und gesammelte Erfahrungen gehören im PMBOK® Guide zu den wichtigsten Werten aus Unternehmensprozessen, die Sie als Projektmanager für die Entwicklung jeglicher Teile des Project Management Plans verwenden können. Zudem können Sie auch existierende Vorlagen und Projektmanagement-Richtlinien einfließen lassen.

Aber auch externe Faktoren können das Ergebnis Ihrer Planung beeinflussen, denn es handelt sich normalerweise um gewisse Beschränkungen des Projektes. Umweltfaktoren, die Ihnen helfen können, sind im weitesten Sinne die Struktur und Kultur des Unternehmens mit ihren verfügbaren Qualifikationen. Aber auch jegliche Art von Arbeitsfreigabesystemen des Unternehmens und veröffentlichte Wirtschaftsdaten geben Ihnen Anhaltspunkte für die Zeitschätzung.

Analysieren Sie Ihre Optionen und ziehen Sie Experten zurate

Wenn Sie den Terminmanagementplan entwickeln möchten, sind einige Entscheidungen notwendig: Welche speziellen Prozesse müssen erfolgen? Welche Werkzeuge und Methoden kommen für Ihr Projekt infrage? Analysetechniken helfen Ihnen dabei, alle möglichen Optionen zu prüfen und die richtigen Alternativen auszuwählen.

Holen Sie sich außerdem das Fachurteil von verschiedenen Experten ein, die über Spezialwissen auf einem bestimmten Gebiet verfügen. Das können Ihre Projektmitarbeiter sein, aber auch andere interne und externe Spezialisten. Sie selbst gelten natürlich auch als Experte.

Wie Sie die notwendigen Informationen erhalten

Wenn Sie sich für das Fachurteil als Methode entscheiden, damit Sie Ihren Terminmanagementplan erstellen können, benötigen Sie Techniken zur Informationsgewinnung. Verschiedene Werkzeuge und Methoden der Befragung sind hierfür geeignet:

  • Fragebogen
  • mündliche Befragung/Interview
  • Studie

Nicht zuletzt sind auch Meetings hilfreich, um Informationen von erfahrenen Experten zu erhalten. Wenn Sie diese gut vorbereiten (Agenda) und leiten, können Sie dabei eine Menge Arbeit für den Terminmanagementplan erledigen. Am besten laden Sie Ihre Projektmitarbeiter ein sowie Spezialisten, die sich mit der Entwicklung von Terminplänen auskennen. Um hierbei die richtigen Informationen von den Experten zu erhalten, können Sie wiederum verschiedene Befragungstechniken nutzen.

Bei der sogenannten Delphi-Methode handelt es sich zum Beispiel um ein anonymisiertes, mehrstufiges Befragungsverfahren. Dabei geben die Experten in einer ersten Runde schriftlich und anonym ihre Einschätzungen zu Ihren Frag en und Thesen ab. Nachdem Sie die Ergebnisse zusammengefasst und gegebenenfalls Mittelwerte gebildet haben, diskutieren und verfeinern die Experten die Schätzungen. Damit erhalten Sie eine Gruppenmeinung, ohne dass einzelne Personen einen zu starken Einfluss auf das Ergebnis nehmen können.

Der Terminmanagementplan als Voraussetzung für die weiteren Planungsprozesse

Wenn Sie ausreichend Informationen gesammelt und diese bewertet haben, erhalten Sie als Endergebnis den Terminmanagementplan. Er ist das einzige Ergebnis dieses ersten Planungsprozesses im Zeit- und Terminmanagement des Projektes und unterstützt Sie als Projektmanager und das Projektteam bei Ihrer täglichen Arbeit.

Der Terminmanagementplan leitet Sie an, wie Sie den Projektterminplan erarbeiten. Außerdem ist er Ihre Referenzgröße, wenn Sie später den tatsächlichen Terminplan mit Ihren Planungen vergleichen. Der Terminmanagementplan zeigt auch auf, wie Sie mögliche Änderungen einschätzen und managen. Er liefert eine Standardisierung und optimale Vorgehensweisen. Damit stellen Sie sicher, dass der so wichtige Projektterminplan bestmöglich entwickelt und überwacht wird.

Hinter jeglichen Projektmanagement-Aktivitäten steht in der Regel ein Plan, der diese steuert. Wenn dieser Plan fehlt, sind ineffektive Leistungen die Folge. Außerdem erhöhen Sie damit das Risiko, dass das Projekt scheitert. Deshalb ist es wichtig, dass Sie mit Ihrem Project Management Plan auch immer einen Plan für das Terminmanagement erstellen. So gewährleisten Sie, dass Sie im Zeitplan bleiben und das Projekt erfolgreich abschließen.