Mit der Entwicklung des Terminplans sind alle Planungsprozesse im Zeit- und Terminmanagement des Projektes abgeschlossen; die Projektabwicklung ist in die Wege geleitet. Ob der Projektfortschritt den Planungen entspricht, können Sie nur durch die regelmäßige Kontrolle des Terminplans überprüfen. Mit diesem Überwachungsprozess stellen Sie sicher, dass Sie die Projektziele erreichen. Lesen Sie hier, wie Sie den Terminplan effektiv kontrollieren.

Entspricht der Projektfortschritt Ihren Plänen?

Nachdem alle Planungsaktivitäten fertiggestellt sind, ist es entscheidend, den Status des Projektterminplans stetig zu überwachen. Hierfür vergleichen Sie Ihre Pläne mit den tatsächlichen Abläufen und identifizieren jegliche Abweichungen. Wenn nötig, setzen Sie während dieses Kontrollprozesses  die genehmigten Korrekturmaßnahmen um und informieren alle Projektbeteiligten über den Projektfortschritt. Jegliche Änderungsanfragen gilt es, wie im festgelegten Änderungssteuerungsprozess zu dokumentieren und den Project Management Plan zu aktualisieren.

Was Sie als Eingangswerte für diesen Prozess benötigen

  • Damit Sie beim Projektfortschritt Abweichungen feststellen können, benötigen Sie natürlich in erster Linie den Projektterminplan. Schließlich zeigt er Ihnen, was Sie ursprünglich in Bezug auf den Zeitfortschritt im Projekt geplant haben. Stellen Sie Abweichungen zu diesem Plan fest, können Sie Änderungsanfragen stellen sowie korrigierende und vorbeugende Maßnahmen einleiten.
  • Die Daten über die Arbeitsleistung sind ein wesentlicher Input für die Kontrolle des Terminplans. Aus diesen Informationen ist ersichtlich, wie begonnene Vorgänge fortschreiten, welche Dauer sie tatsächlich haben und welchen Status beendete Vorgänge haben.
  • Der Project Management Plan ist auch bei diesem Überwachungsprozess eine wichtige Richtlinie, da er alle Pläne und Dokumente enthält, die für die Kontrolle des Terminplans erforderlich sind. Wichtig sind vor allem der Terminmanagementplan und der Basisplan des Terminplans. Aber auch der Plan für das Veränderungsmanagement und andere Teilpläne sind in diesem Prozess hilfreich.
  • Wenn Sie den Terminplan entwickeln, erhalten Sie verschiedene Projektkalender, je nachdem, welche unterschiedlichen Einsatzmittel Sie im Projekt verwenden. Projektkalender geben einen Überblick über die Zeiten, die das Projekt für die Durchführung der geplanten Vorgänge benötigt.
  • Damit Sie eventuelle Abweichungen bewerten können, ziehen Sie auch die Rohdaten hinzu, die Sie für die Entwicklung des Projektterminplans genutzt haben. Das können bekannte Meilensteine, Vorgänge, Vorgangsattribute und Annahmen und Grenzen sein.
  • Als Werte aus Unternehmensprozessen eignen sich für den Überwachungsprozess jede Art von manuellen oder automatischen Kontrollwerkzeugen für den Terminplan und bewährte Tools für das Berichtswesen.

Trendanalysen und die Methode der kritischen Kette: So erstellen Sie Fortschrittsberichte

Fortschrittsberichte gehören zu den wichtigsten Instrumenten, um den Terminplan zu kontrollieren. Damit analysieren Sie, was Sie in puncto Fortschritt des Terminplans geplant haben und vergleichen es mit dem, was Sie tatsächlich durchführen. Als Technik können Sie zum Beispiel die Trendanalyse nutzen. Dabei leiten Sie aus den gesammelten Daten über den Projektfortschritt mithilfe eines Diagramms ab, wie der zukünftige Projektfortschritt wahrscheinlich ausfallen wird. Ebenfalls als Technik geeignet ist die Methode der kritischen Kette, die Sie bereits für die Entwicklung des Terminplans nutzen konnten. Im Kontrollprozess bewerten Sie damit die verteilte Pufferzeit im Vergleich zu den tatsächlichen Vorgängen und nehmen bei Bedarf Anpassungen vor.

Nutzen Sie Modellierungstechniken zur Prognose von möglichen Szenarien

Damit Sie verschiedene Szenarien des Terminplans vorhersagen können, helfen Ihnen Modellierungstechniken wie die bewährte Wenn-Dann-Analyse. Dieses nützliche mathematische Tool kalkuliert die Wahrscheinlichkeit aller möglichen Szenarien aus den bekannten Wahrscheinlichkeiten der zum aktuellen Zeitpunkt erledigten Arbeit und den geschätzten Wahrscheinlichkeiten der möglichen zu erledigenden Arbeitswege. Daraus ergeben sich die wahrscheinlichsten und unwahrscheinlichsten Szenarien und deren jeweilige Auswirkungen.

Wie Sie Ihre Einsatzmittel optimieren

Wenn die Projektarbeit gestartet ist und die Einsatzmittel verbraucht werden, gilt es auch, deren Effizienz zu überprüfen. Damit Sie eine bessere Verteilung der Einsatzmittel erreichen, können Sie auf den Ressourcenabgleich und die Bedarfsglättung als Methoden zur Optimierung der Einsatzmittel zurückgreifen. Sie können zum Beispiel die Arbeitszeiten der vorhandenen Ressourcen verlängern, die Vorgangsdauer ändern oder deren Reihenfolge sowie Vorgänge verzögern und Pufferzeiten nutzen.

Verdichten Sie Ihren Terminplan bei Zeitverzögerungen

Wenn Sie den geplanten Zeitfortschritt im Projekt mit dem tatsächlichen vergleichen, stellen Sie möglicherweise fest, dass einige Vorgänge länger dauern als geplant und damit die Gesamtdauer des Projektes bedrohen. In diesem Fall helfen Ihnen Techniken zur Verdichtung des Terminplans, um die Dauer einzelner Vorgänge, einer Abfolge von Vorgängen oder auch des gesamten Projektes zu verkürzen. Zu den verbreitetsten Techniken gehören Crashing und Fast Tracking. Während Crashing mehr Einsatzmittel und Budget erfordert, planen Sie beim Fast Tracking Vorgänge parallel anstatt nacheinander.

Terminplanprognosen und Arbeitsleistungsinformationen zur Kontrolle der Projektarbeit

Wenn Sie die verschiedenen Methoden und Techniken anwenden, erhalten Sie im Laufe des Prozesses folgende Ergebnisse:

  • Terminplanprognosen sind ein Ergebnis, wenn Sie den aktuellen Projektfortschritt untersuchen und daraus den wahrscheinlichen zukünftigen Projektfortschritt ableiten. Sie benötigen die Terminplanprognosen beim Überwachen und Kontrollieren der Projektarbeit.
  • Arbeitsleistungsinformationen ergeben sich aus Ihren Untersuchungen der Einzeldauer der Vorgänge und der Gesamtdauer des Projektes. Sie können diese als Werte der Terminplanabweichung und des Terminentwicklungsindex für Einzelvorgänge und Arbeitspakete darstellen und ebenfalls für die Kontrolle der Projektarbeit nutzen.
  • Änderungsanfragen erhalten Sie, wenn Sie Abweichungen des aktuellen Projektfortschritts vom geplanten feststellen. Diese fließen in die integrierte Änderungssteuerung ein, wo Sie sie bewerten und entweder ablehnen oder annehmen.

Nehmen Sie wie bei allen anderen Prozessen auch bei der Kontrolle des Terminplans Aktualisierungen des Project Management Plans und anderer Projektdokumente sowie der Werte aus Unternehmensprozessen (historische Daten, gesammelte Erfahrungen, Regelwerke etc.) vor.

Die Kontrolle des Terminplans gehört zu den letzten Prozessen im Zeit- und Terminmanagement des Projektes. Durch Fortschrittsberichte und Modellierungstechniken können Sie feststellen, ob der Projektfortschritt Ihrem Terminplan entspricht. Wenn Sie Ihre Einsatzmittel optimieren oder den Terminplan verdichten, können Sie mögliche Abweichungen rechtzeitig korrigieren und die Projektziele planmäßig erreichen.