Ob Strukturplan oder Netzplan – vor dem Start eines Projektes führen Sie als Projektmanager normalerweise umfangreiche Planungen durch. Meistens bleibt Ihnen dafür wenig Zeit, weil die Deadline eng gesetzt ist. Wenn Sie sich ein paar wesentliche Fragen stellen, können Sie Ihr Projekt trotzdem strukturiert beginnen und vergessen unter Zeitdruck keine wichtigen Aufgaben. Den nachfolgenden Beitrag können Sie als Checkliste nutzen, damit Sie vor dem Projektbeginn sämtliche Tätigkeiten bedenken.
Als Projektmanager ist es Ihre Aufgabe, das Projekt zu planen und die Projektarbeit zu überwachen, damit Sie das Ziel in Time und in Budget erreichen. Deshalb ist es wichtig, dass Sie vorher wissen, welche Ergebnisse Sie erzielen wollen und was und wen Sie dafür benötigen. Auch ist es immer hilfreich, die Risiken vorher abzuschätzen, damit Sie diese möglichst minimieren. Können Sie die nachfolgenden Fragen sicher beantworten, sind Sie gut vorbereitet.
Was ist das Projektziel?
Wenn Sie wissen, warum Sie etwas tun, sind Sie und die Projektbeteiligten motivierter. Deshalb informieren Sie sich und Ihre Teammitglieder, wie das Projekt entstanden ist. Wer ist der Kunde oder Initiator? Warum ist es wichtig, das Projekt durchzuführen? Machen Sie sich klar, wie Ihre Firma davon profitiert. Mit diesem Hintergrundwissen erreichen Sie mitunter sogar eine Leistungssteigerung.
Wer sind die Projektbeteiligten?
Überlegen Sie frühzeitig, wen Sie in das Projekt einbeziehen müssen und wollen. Da diese Personen meistens auch an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten, ist es wichtig, den Zeitpunkt und die Dauer des Einsatzes gut zu planen. Zudem möchte niemand gern mit zusätzlicher Arbeit „überrascht“ werden. Sie können die Personen für sich in mehrere Gruppen aufteilen:
- Personen, die Sie für die Projektarbeit brauchen
- Personen, die Ihre Ergebnisse benötigen
- Interessenten des Projektes
So haben Sie einen Überblick, auf wen Sie sich bei Ihrer Planung vornehmlich konzentrieren und wer später informiert werden kann.
Welche Ergebnisse werden von Ihnen erwartet?
Das Projekt erfüllt immer einen bestimmten Zweck. Machen Sie sich die Projektergebnisse bewusst und holen Sie sich Feedback von den Personen, die diese benötigen. Dann stellen Sie sicher, dass Sie die Erwartungen erfüllen. Legen Sie auch Kenngrößen oder andere Erfolgsfaktoren fest, damit Sie die Ergebnisse später nachprüfen können.
Welche Rahmenbedingungen und Umweltfaktoren gibt es?
Bei jedem Projekt gibt es äußere Faktoren, die den Verlauf beeinflussen können. Recherchieren Sie deshalb alle möglichen Voraussetzungen, von denen einzelne Tätigkeiten abhängen. Das sind zum Beispiel:
- Branchenstandards
- gesetzliche Vorschriften und Richtlinien
- Zertifikate und Zulassungen
Beachten Sie diese Umweltfaktoren bei Ihrer Planung. Dann können Sie deren Auswirkungen auf Ihr Projekt verringern.
Welche Annahmen legen Sie fest?
Wenn Sie die Projektstruktur entwickeln, legen Sie bei unsicheren Tätigkeiten Annahmen fest. Listen Sie diese fortlaufend auf. Beachten Sie, dass die Liste der Annahmen nicht zu lang wird. Denn von je mehr Annahmen Sie ausgehen, desto mehr steigt das Risiko, dass eine oder mehrere nicht eintreten.
Welche Aufgaben fallen während des Projektes an?
Damit Sie keine wichtigen Tätigkeiten vergessen, gliedern Sie die Projektaufgaben bis in kleinste Detail – von der Gesamtaufgabe bis zu einzelnen Arbeitspaketen. So fällt es Ihnen auch leichter, die für die Vorgänge benötigte Zeit und Ressourcen besser abzuschätzen. Dafür betrachten Sie für jeden Vorgang folgende Komponenten:
- jede einzelne Tätigkeit, deren Dauer und die Reihenfolge, in der die Tätigkeiten ablaufen
- den notwendigen Input, also alle personellen und materiellen Ressourcen
- den erzielten Output, also alle Ergebnisse und Zwischenergebnisse der Tätigkeiten
Wie sieht Ihr Zeitplan aus?
Damit Sie den Projektfortschritt überwachen können, ist es wichtig, dass Sie einen Zeitplan erstellen. Dieser enthält die einzelnen Vorgänge, die jeweiligen Verantwortlichen, die geplanten Start- und Endtermine und die tatsächlichen Start- und Endtermine. So können Sie rechtzeitig Anpassungen vornehmen, wenn Sie nicht mehr im Zeitplan liegen.
Wer gehört zum Projektteam?
Nachdem Sie alle Aufgaben erfasst haben, wissen Sie welche Personen Sie zu welchem Zeitpunkt für die Projektarbeit benötigen. Mithilfe Ihres Zeitplans können Sie den Aufwand der einzelnen Tätigkeiten beziffern und dadurch das Budget des Projektes planen. Erstellen Sie eine Übersicht mit den Teammitgliedern, aus der ersichtlich ist, welche Tätigkeit die Person zu welchem Zeitpunkt ausübt und mit welchem Arbeitsaufwand.
Welche materiellen Ressourcen benötigen Sie?
Neben den personellen Ressourcen benötigen Sie für die Projektarbeit immer auch gewisse materielle Ressourcen wie Technik, Arbeitsmaterialien, finanzielle Mittel oder Dienstleistungen. Überlegen Sie, wann Sie was und in welchem Umfang brauchen. Dann können Sie sicherstellen, dass diese auch zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung stehen.
Welche möglichen Risiken gibt es?
Nutzen Sie Ihre Erfahrungen aus vorherigen Projekten, damit Sie Risiken frühzeitig identifizieren und minimieren können. Schauen Sie auch auf Ihre aktuellen Annahmen. Denn diese stellen immer ein gewisses Risiko dar – sie können eintreten oder auch nicht. Konzentrieren Sie sich vor allem auf die größten Risiken und versuchen Sie diese bereits durch Ihre Pläne zu verringern oder zu umgehen.
Auch wenn Sie unter Zeitdruck stehen und am besten heute noch mit dem Projekt beginnen möchten, sind bestimmte Vorüberlegungen unumgänglich. Nur so führen Sie Ihr Projekt zu einem erfolgreichen Abschluss. Wenn Sie sich vor dem Start die wichtigsten Fragen als Selbstcheck stellen, haben Sie mit großer Wahrscheinlichkeit alle entscheidenden Planungen vorgenommen.
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