Wie oft haben Sie sich am Ende eines Tages schon gefragt, wo denn die Zeit wieder geblieben ist? Dabei wollten Sie doch noch so viel Wichtiges erledigen. Wer seine Zeit nicht systematisch plant, verliert viel davon, ohne seine Ziele zu erreichen. Mit einem guten Zeitmanagement nutzen Sie Ihre Zeit effektiv und konzentrieren sich auf das Wesentliche. Mit den nachfolgenden Tipps verbessern Sie Ihre Zeitplanung. 

Analysieren Sie Ihre bisherige Zeitgestaltung

Damit Sie erkennen, an welchen Stellen Sie zukünftig Zeit gewinnen können, analysieren Sie Ihre bisherige Zeitgestaltung. Beantworten Sie dafür die folgenden drei Fragen: 

Wie nutzen Sie Ihre Zeit?

Erfassen Sie mindestens eine Woche lang, für welche Aufgaben Sie wie viel Zeit benötigen. Versuchen Sie, so diszipliniert wie möglich jeden Tag sämtliche Tätigkeiten inklusive Zeitverbrauch und eventuelle Unterbrechungen in einer Tabelle festzuhalten. Nur so erkennen Sie, ob bestimmte Maßnahmen vielleicht gar nicht notwendig waren oder Sie den Zeitpunkt falsch gewählt haben.

Welche Tätigkeiten und Menschen stehlen Ihnen Zeit?

 Achten Sie bewusst darauf, wo Sie tagsüber Zeit verlieren. Sind es ständig nachfragende Mitarbeiter, das permanent klingelnde Telefon oder stehlen Sie sich eventuell selbst die Zeit, weil Sie keine Prioritäten setzen? Es gibt verschiedene Gründe, warum Sie am Ende des Tages nicht das erreicht haben, was Sie wollten. Wenn Sie diese sogenannten Zeitdiebe identifizieren, können Sie gezielt eine Lösung finden, wie Sie diese zukünftig vermeiden.

Welche Aufgaben sind wichtig, welche nicht?

Aus Sicht Ihrer Mitarbeiter sind ihre jeweiligen Anliegen sicherlich die wichtigsten und deshalb auch dringend. Setzen Sie Prioritäten, indem Sie zwischen wichtig und dringend unterscheiden. Wirklich wichtig sind die Aufgaben, die langfristig schwerwiegende Folgen für das Unternehmen haben. Dringend sind dagegen Tätigkeiten mit einer festen Deadline. Folgen Sie dem Prinzip des ehemaligen US-Präsidenten Eisenhower, erledigen Sie die wichtigen und dringenden Aufgaben sofort selbst. Für wichtige, aber nicht so dringende Arbeiten setzen Sie sich später eine Frist. Nicht so wichtige, aber dafür dringende Aufgaben delegieren Sie an fähige Mitarbeiter. Tätigkeiten, die weder wichtig noch dringend sind, gehören in den „Papierkorb“.

Planen Sie Ihre Zeit systematisch

Wenn Sie nun wissen, wo die Fehler in Ihrer Zeitgestaltung liegen, können Sie mit der Planung beginnen. Wochen- und Tagespläne helfen Ihnen dabei, Zeit beim Erledigen der Aufgaben zu sparen.

  1. Stellen Sie sich zunächst Monatsübersichten zusammen, aus denen Sie erkennen, welche Aufgaben wer bis wann erledigt.
  2. Diese Aufgaben können Sie dann in Wochenplänen verteilen.
  3. Erstellen Sie für sich einen täglichen Plan mit realistischen Tageszielen.
  4. Planen Sie 60 Prozent Ihrer Arbeitszeit mit Terminen, Routineaufgaben und sonstigen Arbeiten aus der Wochenplanung. Den Rest benötigen Sie für unvorhersehbare Tätigkeiten.
  5. Schätzen Sie den Zeitverbrauch der einzelnen Arbeiten und setzen Sie Prioritäten, was Sie selbst erledigen und was Sie delegieren.
  6. Am Ende des Tages überprüfen Sie, welche Aufgaben Sie erledigt haben und welche nicht. Unerledigte Tätigkeiten übertragen Sie in den nächsten Tagesplan.
  7. Halten Sie auch Ihre Mitarbeiter dazu an, für sich selbst Tagespläne zu erstellen, damit diese den Wochenplan einhalten können.

Wichtig ist, dass Sie sich und Ihren Mitarbeitern immer Deadlines für einzelne Aufgaben setzen. Denn durch Zeitlimits arbeiten Sie disziplinierter und fokussierter auf das Ziel hin. Sie benötigen immer so viel Zeit, wie Sie sich dafür geben. 

Tipps für das Tagesgeschäft

  • Erledigen Sie wirklich nur die wichtigen und dringenden Aufgaben sowie die wichtigen und nicht so dringenden Arbeiten selbst. Alle weiteren Tätigkeiten delegieren Sie an Ihre Mitarbeiter.
  • Erscheint Ihnen eine Aufgabe als zu groß, unterteilen Sie sie in mehrere kleine Arbeitspakete. So fällt es Ihnen leichter, die Tätigkeiten anzugehen und deren Zeitaufwand genauer zu schätzen.
  • Fassen Sie routinemäßige Aufgaben zusammen und versuchen Sie diese während Ihrer Leistungstiefs im Laufe des Tages zu bearbeiten. In Ihren Leistungshochs erledigen Sie dementsprechend die wichtigsten Tätigkeiten aus Ihrer Prioritätenliste.
  • Sorgen Sie dafür, dass Sie ein bis zwei Stunden am Tag ungestört sind, sodass Sie das Wichtigste in dieser Zeit ohne Unterbrechungen ausführen können. Störungen reißen Sie immer wieder aus Ihrem Arbeitsprozess, wodurch Sie in der Summe viel Zeit verlieren. Kommunizieren Sie diese Zeiten an Ihre Mitarbeiter, sodass diese ihre Anliegen zu anderen Zeitpunkten an Sie richten.
  • Wenn Ihnen während der Arbeit spontan Aufgaben einfallen, die Sie auch noch erledigen wollten, schreiben Sie sich diese auf und arbeiten konzentriert weiter. Ansonsten verlieren Sie genauso wie bei Unterbrechungen von außen Zeit.
  • Planen Sie immer wieder Pausen zwischendurch ein. Sonst kostet Sie die nachlassende Konzentration und Leistungsfähigkeit am Ende nicht nur Energie, sondern auch Zeit.

Sie können also an vielen Stellen im Tagesgeschäft Zeit einsparen und Ihren Arbeitstag so optimieren. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, Ihre Zeit tagesgenau zu planen und diszipliniert Ihren Plänen folgen, erledigen Sie immer Ihre wichtigsten Aufgaben und schaffen mehr in der gleichen Zeit.